Cuando una empresa decide implantar una solución de planificación de recursos empresariales (ERP), la gestión del proyecto suele ser compleja y difícil. Cuando se trata de un proyecto SAP S4Hana, las apuestas son aún mayores, debido a la necesidad de una metodología y planificación cuidadosas, la complejidad de la plataforma y la importancia de la gestión del cambio. 

Este artículo, basado en las opiniones de tres consultores expertos en SAP S4Hana de nuestra comunidad FocusTribes, examina los desafíos más comunes asociados con la implementación de un proyecto SAP S4Hana en logística, manufactura y finanzas, y propone soluciones para abordarlos.

La metodología de trabajo es un elemento crucial para la implementación de un proyecto SAP S4Hana. Existen varios modelos de metodología de trabajo, como Waterfall, Agile, Scrum, etc. Cada modelo tiene sus ventajas e inconvenientes, y la elección de la metodología de trabajo depende de las necesidades y objetivos del proyecto. Cada modelo tiene sus ventajas e inconvenientes, y la elección de la metodología de trabajo depende de las necesidades y objetivos de la empresa.

En el contexto de la implementación de un proyecto SAP S4Hana, a menudo se prefiere la metodología Agile, ya que es más adecuada para proyectos complejos y en evolución. A diferencia del método en cascada, el método Agile se centra en la colaboración, la comunicación y la adaptabilidad. Divide el proyecto en pequeños pasos, llamados Sprints, y prueba regularmente la funcionalidad desarrollada para garantizar que satisface las necesidades del negocio.

Aymen, consultor SAP S4Hana de MQM, es freelancer y miembro de la comunidad desde hace 5 años. Nos habla de su colaboración con FocusTribes para un cliente del sector industrial, y comenta aquí los principales retos a los que hay que enfrentarse, sobre todo en el lado de la producción, en la realización de un proyecto SAP S4Hana.

¿Busca un consultor experto como Aymen para dirigir sus proyectos de implantación de ERP?

Hola, me llamo Aymen.
Soy consultor desde hace quince años y trabajo como autónomo en SAP desde hace unos ocho.

Con FocusTribes, estoy trabajando en un proyecto de implementación de SAP para nuestro cliente Imerys, y estoy principalmente involucrado en la configuración de la parte de planificación de la producción de esta implementación de S4Hana.

Lo que más me gusta de FocusTribes es su lado humano. Desde el principio, las cosas están muy claras, tanto desde el punto de vista contractual como personal. Y no ha habido sorpresas desde que empezamos a trabajar juntos.

En mi opinión, en la implantación de un proyecto SAP S4Hana, hay dos grandes retos que afrontar.
El primer reto es desde el punto de vista organizativo y metodológico. Se habla mucho de la metodología Agile o Scrum. ¿Son estas metodologías adecuadas para la implantación de un proyecto SAP de gran envergadura?
En segundo lugar, el reto para nosotros como consultores es estar al día de todas las novedades introducidas por SAP. Conocer los nuevos tiles, conocer las nuevas aplicaciones, estar al día de las nuevas funcionalidades. SAP es un reto para cualquier consultor que quiera estar al día de lo que SAP lanza en sus actualizaciones y nuevas versiones.

La metodología del proyecto también es un punto en el que hace hincapié Nelson, gestor de proyectos SAP S4Hana en FocusTribes, especializado en finanzas.
"En este tipo de proyectos, el usuario tiende a querer reproducir lo que sabe y cuando se pasa de un sistema ERP no SAP a SAP S4Hana, es aún más fuerte. Es crucial explicar con éxito el nuevo modelo SAP al cliente en las primeras fases. Gracias a la nueva metodología de proyecto en modo Agile, les hacemos entender cómo pasar del modelo antiguo al nuevo, cómo funciona y cuáles son sus ventajas. De este modo, conseguimos que reaccionen ante sus temores y expectativas, lo que facilita su incorporación desde el inicio del proyecto."

Buenas prácticas para implantar una metodología adaptada a este tipo de proyectos:
- Adoptar un enfoque ágil: Optar por la metodología Agile para la implantación del proyecto SAP S4Hana. Este enfoque fomenta la colaboración, la comunicación y permite realizar ajustes continuos en función de las necesidades del negocio.
- Establecer sprints y pruebas periódicas: Dividir el proyecto en pequeños pasos (sprints) y realizar pruebas periódicas para garantizar que la funcionalidad desarrollada satisface las necesidades del negocio.
- Implique a las partes interesadas: Asegúrate de implicar activamente a las partes interesadas durante todo el proyecto. Su participación y comentarios contribuirán a una mejor adaptación del sistema SAP S4Hana a las necesidades empresariales.
- Fomente la transparencia y la comunicación: Establezca canales de comunicación claros y regulares con los equipos pertinentes. La transparencia y la comunicación fluida ayudarán a resolver problemas rápidamente y a mantener la alineación entre las distintas partes del proyecto.

SAP S4Hana es una tecnología nueva. Mientras que con las versiones anteriores de SAP, las actualizaciones solo tenían lugar cada 5 o 10 años, con la implantación de S4Hana, hay actualizaciones todos los días, y se desarrollan nuevas funciones con regularidad.
Los consultores deben estar siempre atentos para ofrecer el mejor servicio a sus clientes. Esto es lo que menciona Aymen cuando habla de la importancia de la formación constante para estar al día.

Abdoul, Supply Chain Project Manager actualmente en misión para FocusTribes, lo confirma: "Con la implementación de S4Hana, la gestión de las actualizaciones con los cambios de versión requiere rodearse de finos conocimientos para saber implementar estas nuevas funcionalidades en el momento oportuno. Es el caso, por ejemplo, del módulo Ewm, en el que pocos consultores están formados."

En Finanzas", añade Nelson, "tenemos una nueva interfaz de usuario, SAP FIORI, que es muy diferente de la que teníamos antes. Requiere muchas explicaciones y conocimientos por parte del consultor. Los que conocían el antiguo sistema SAP están perdidos, de ahí la importancia de una buena formación para apropiarse de la nueva herramienta. Al final, la gran ventaja es que esta interfaz es mucho más fácil de usar. La experiencia del usuario es mucho más fluida, con la posibilidad de leer en distintos soportes: ordenador, tableta o un teléfono móvil."

Las soluciones a este reto son las siguientes:
- Encontrar un socio fiable que garantice la disponibilidad puntual de las competencias y los conocimientos necesarios.
- Establecer una vigilancia tecnológica para supervisar las actualizaciones y las nuevas funciones.
- Crear un equipo dedicado a gestionar las actualizaciones y las pruebas antes de la implantación.
- Planificar sesiones de formación para los empleados a fin de garantizar que estén bien formados en las nuevas funciones e informados de las mejoras a medida que se produzcan.

Como explica Abdoul, otro reto está relacionado con la aceptación de las partes interesadas: "En este tipo de proyectos, la mayoría de las veces se trata con personas que llevan diez o incluso quince años utilizando sistemas, y el objetivo es conseguir que acepten el nuevo sistema. Si no lo hacen desde el principio, la dificultad se dejará sentir a lo largo de todo el proyecto". Adoptar un nuevo sistema puede resultar difícil para los empleados, que tienen que aprender nuevas habilidades y cambiar sus hábitos de trabajo. 

Como señala Abdoul: "Los proyectos S4Hana también suelen ser proyectos muy grandes que se gestionan a lo largo de varios años, de ahí la importancia de apoyar a los equipos para que mantengan el modelo a lo largo del tiempo sin alterarlo demasiado a medida que se despliega en otros países y en otros continentes. Podría existir la tentación de distorsionar el Modelo Básico y alejarse demasiado del modelo inicial. De eso trata la gestión del cambio, sobre todo en proyectos internacionales".

A menudo tenemos personas de mentalidades y culturas diferentes. Las diferencias culturales pueden afectar a la forma en que los empleados trabajan, se comunican y colaboran. Por eso es fundamental comprender estas diferencias y poner en marcha medidas que favorezcan una comunicación y colaboración eficaces entre los miembros del equipo.

¿Cómo conseguir que se sumen?

Los pasos clave para gestionar con éxito el cambio en un entorno internacional son los siguientes :
- Contar con consultores dedicados al proyecto y con experiencia en competencias interpersonales y de gestión.
- Identificar a los empleados que se verán afectados por el cambio e informarles con claridad y regularidad.
- Implicar a los empleados en el proceso de implantación para fomentar su apoyo al proyecto.
- Impartir formación adecuada a los empleados que vayan a utilizar el sistema, identificando las diferencias culturales y teniéndolas en cuenta en la planificación y ejecución del proyecto.
- Establezca equipos multiculturales para promover una mejor comprensión y comunicación entre los miembros del equipo.
- Establezca un apoyo continuo a los empleados, para que puedan hacer preguntas y obtener ayuda cuando la necesiten.

La implementación de un proyecto SAP S4Hana es un reto para las empresas, pero mediante la adopción de las mejores prácticas, la implementación de una planificación cuidadosa y el trabajo con socios de confianza, las empresas pueden superar estos desafíos y tener éxito con su proyecto SAP S4Hana.

Si necesita rodearse de consultores y jefes de proyecto de calidad, expertos en SAP S4Hana, para llevar a cabo sus proyectos, no dude en ponerse en contacto con nosotros a través del siguiente enlace:

Para ir más lejos: 

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