Lorsqu'une entreprise décide de mettre en œuvre une solution ERP (Enterprise Resource Planning), la conduite du projet est souvent complexe et comporte de nombreux défis. Lorsqu'il s'agit d'un projet SAP S4Hana, les enjeux sont encore plus importants, en raison de la nécessité d'une méthodologie et planification minutieuse, de la complexité de la plateforme, et de l'importance de la conduite du changement.
Cet article, issu des regards croisés de 3 consultants experts SAP S4Hana de notre communauté FocusTribes, examine les défis les plus courants liés à la mise en place d'un projet SAP S4Hana en logistique, production et finance et propose des solutions pour les relever.
La méthodologie de travail est un élément crucial pour la mise en place d'un projet SAP S4Hana. Il existe plusieurs modèles de méthodologie de travail, tels que la méthode en cascade, la méthode Agile, la méthode Scrum, etc. Chaque modèle a ses avantages et ses inconvénients, et le choix de la méthodologie de travail dépend des besoins et des objectifs de l'entreprise.
Dans le contexte de la mise en place d'un projet SAP S4Hana, la méthodologie Agile est souvent préférable, car elle est plus adaptée aux projets complexes et évolutifs. Contrairement à la méthode en cascade, la méthode Agile est axée sur la collaboration, la communication et l'adaptabilité. Elle permet de diviser le projet en petites étapes, appelées Sprints, et de tester régulièrement les fonctionnalités développées pour s'assurer qu'elles répondent aux besoins de l'entreprise.
Aymen, consultant MQM SAP S4Hana, est freelance et membre de la communauté depuis 5 ans. Il nous parle de sa collaboration avec FocusTribes pour un client, dans le secteur de l'industrie, et évoque ici les grands challenges à relever, en particulier sur la partie production, dans la conduite d'un projet SAP S4Hana.
Vous cherchez un consultant expert comme Aymen pour conduire vos projets de déploiement ERP ?
Bonjour, je m'appelle Aymen.
Je suis consultant depuis maintenant quinze ans et ça fait à peu près huit ans que je suis freelance sur SAP.
Avec FocusTribes, j'interviens sur un projet d'implémentation de SAP pour notre client Imerys, et je participe principalement à la mise en place de la partie production planning dans le cadre de cette implantation S4Hana.
Ce que j'apprécie particulièrement chez FocusTribes, c'est le côté humain. Depuis le départ, les choses sont très claires, que ce soit d'un point de vue contractuel ou d'un point de vue personnel. Et on n'a aucune surprise depuis le début de notre collaboration.
À mon sens, dans l'implémentation d'un projet SAP S4Hana, il y a deux grands challenges à relever.
Le premier challenge est d'un point de vue organisation et méthodologie. On entend beaucoup parler de la méthodologie Agile ou Scrum. Est-ce que ces méthodologies sont adéquates pour l'implémentation d'un énorme projet SAP ?
Dans un deuxième temps, le challenge pour nous en tant que consultant va être d'être à jour sur toutes les nouveautés mises en place par SAP. Connaître les nouvelles tuiles, connaître les nouvelles applications, se tenir informé des nouveautés. SAP est un challenge pour tout consultant qui veut être à jour par rapport à ce que SAP sort dans ses upgrades et dans ses nouvelles versions.
La méthodologie projet est aussi un point que souligne Nelson, chef de projet AMOA SAP S4Hana chez FocusTribes, et spécialisé sur la partie Finance.
"Dans ce type de projet, l'utilisateur a tendance à vouloir reproduire ce qu'il connait et quand on passe en particulier d'un système ERP autre que SAP à SAP S4Hana, c'est encore plus fort. Il est crucial de réussir à expliquer le nouveau modèle SAP en phase amont au client. Grâce à la nouvelle méthodologie projet en mode Agile, on leur fait comprendre comment passer de l'ancien modèle au nouveau, comment ça marche et quels sont les atouts. Ainsi, on les fait réagir sur leurs craintes et leurs attentes, ce qui facilite leur adhésion dès le début du projet."
Optez pour la méthodologie Agile pour la mise en place du projet SAP S4Hana. Cette approche favorise la collaboration, la communication et permet des ajustements continus en fonction des besoins de l'entreprise.
Divisez le projet en petites étapes (sprints) et effectuez des tests réguliers pour garantir que les fonctionnalités développées répondent aux besoins de l'entreprise.
Assurez-vous d'impliquer activement les parties prenantes tout au long du projet. Leur participation et leurs retours contribueront à une meilleure adaptation du système SAP S4Hana aux besoins opérationnels.
Mettez en place des canaux de communication clairs et réguliers avec les équipes concernées. La transparence et la communication fluide permettront de résoudre rapidement les problèmes et de maintenir l'alignement entre les différentes parties du projet.
SAP S4Hana est une nouvelle technologie. Alors qu'avec les anciennes versions de SAP, les mises à jour n'avaient lieu que tous les 5 ou 10 ans, avec l'implémentation de S4Hana, il y a des mises à jour continues, avec régulièrement le développement de nouvelles fonctionnalités.
Les consultants doivent être en veille permanente pour délivrer le meilleur service à leurs clients. C'est ce qu'évoque d'ailleurs Aymen lorsqu'il parle de l'importance de se former constamment pour rester toujours à la page.
Abdoul, Chef de projet Supply Chain actuellement en mission pour FocusTribes, le confirme : "Avec l'implémentation de S4Hana, la gestion des mises à jour avec les montées de version nécessite de s'entourer d'expertises fines pour savoir mettre en place ces nouvelles fonctionnalités au bon moment. C'est par exemple le cas sur le module Ewm sur lequel peu de consultants sont formés."
"Au niveau de la Finance, ajoute Nelson, on a une nouvelle interface utilisateur, SAP FIORI, qui est très différente de ce qu'il y avait avant. Cela demande beaucoup d'explications et de connaissance de la part du consultant. Pour ceux qui connaissaient l'ancien système SAP, ils sont perdus, d'où l'importance d'avoir une bonne formation pour s'approprier le nouvel outil. Le gros avantage est, in fine, que cette interface est beaucoup plus facile d'utilisation. L'expérience utilisateur est beaucoup plus fluide avec une possibilité de lecture sur différents supports : ordinateur, tablette ou un téléphone mobile."
Pour s'assurer que les compétences et expertises nécessaires sont disponibles en temps et en heure.
Pour suivre les mises à jour et les nouvelles fonctionnalités.
Pour gérer les mises à jour et les tests avant leur déploiement.
Pour les employés afin de bien les former aux nouvelles fonctionnalités et les informer au fur et à mesure des améliorations.
Comme nous l'explique Abdoul, un autre enjeu est lié à l'adhésion des parties prenantes : "Dans ce type de projet, la plupart du temps, on a affaire à des personnes qui utilisent des systèmes depuis une dizaine, voire une quinzaine d'années, et le but est de les faire adhérer au nouveau système. Si on manque leur adhésion dès le départ, la difficulté se sentira sur toute la durée du projet." L'adoption d'un nouveau système peut être difficile pour les employés, qui doivent apprendre de nouvelles compétences et changer leurs habitudes de travail.
Comme le précise Abdoul : "Les projets S4Hana sont aussi fréquemment des projets de très grande taille qu'on gère sur plusieurs années, d'où l'importance de l'accompagnement des équipes pour garder le modèle dans le temps sans trop l'altérer au fil des déploiements dans d'autres pays et sur d'autres continents. Il pourrait y avoir la tentation de dénaturer le Core Model et de trop s'éloigner du modèle initial. C'est tout l'enjeu du Change Management, notamment dans des projets internationaux."
On a souvent des personnes de mentalités et cultures différentes. Les différences culturelles peuvent affecter la façon dont les employés travaillent, communiquent et collaborent. Il est donc capital de comprendre ces différences et de mettre en place des mesures pour favoriser une communication et une collaboration efficaces entre les membres de l'équipe.
Alors, comment fait-on pour les embarquer ?
Et aguerris sur la partie soft skills et compétences managériales.
Qui seront affectés par le changement et les informer de manière claire et régulière.
Dans le processus de mise en place pour favoriser leur adhésion au projet.
Pour les employés qui utiliseront le système, en identifiant les différences culturelles et en les prenant en compte dans la planification et l'exécution du projet.
Pour favoriser une meilleure compréhension et communication entre les membres de l'équipe.
Afin qu'ils puissent poser des questions et obtenir de l'aide en cas de besoin.
La mise en place d'un projet SAP S4Hana est un vrai défi pour les entreprises, mais en adoptant les bonnes pratiques, en mettant en place une planification minutieuse et en travaillant avec des partenaires de confiance, les entreprises peuvent surmonter ces défis et réussir leur projet SAP S4Hana.
Si vous avez besoin de vous entourer de consultants et de chefs de projet de qualité, experts sur SAP S4Hana, pour mener à bien vos projets, n'hésitez pas à nous contacter via le lien ci-dessous :
Pour aller plus loin :
- Le rôle crucial du chef de projet dans les déploiements d'ERP
