La adopción de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) suele ser una decisión acertada para mejorar la eficacia y la rentabilidad de la empresa. Sin embargo, la implantación de un sistema ERP, en particular SAP, puede ser un proceso complejo que puede generar frustración e incluso posibles conflictos. Aquí es donde el papel del gestor de proyectos resulta clave.

En este artículo, hablaremos de la importancia del papel del director de proyecto en los proyectos de implantación de ERP, centrándonos en la implantación local de SAP. También hablaremos de los retos de gestionar las diferencias culturales y los posibles conflictos, así como de la importancia de la gestión del cambio para garantizar el éxito de la adopción de la solución ERP.

El director de proyecto es responsable de la planificación, coordinación y ejecución del proyecto. En el caso de la implantación de un ERP, debe desarrollar un plan de proyecto detallado que tenga en cuenta el tiempo, los recursos, los riesgos y los costes y en el que participen las distintas partes interesadas, es decir, los miembros del equipo, los proveedores y los clientes.
El Jefe de Proyecto también debe garantizar que la solución SAP se implanta de acuerdo con las mejores prácticas del sector y las normas de calidad, a tiempo y dentro del presupuesto. Debe realizar pruebas rigurosas para garantizar que la solución es estable, fiable y satisface las necesidades de la empresa.
Otra tarea importante del gestor de proyectos es gestionar los riesgos asociados al proyecto. Los proyectos de implantación de ERP pueden ser complejos y a menudo entrañan muchos riesgos, como riesgos técnicos, de cumplimiento de la normativa, financieros, de calendario, etc. El Director de Proyecto debe ser capaz de identificar los riesgos potenciales y poner en marcha medidas de mitigación para minimizar su impacto en el proyecto.
También es responsable de la comunicación con todas las partes interesadas, incluidos los equipos locales, para garantizar que se entienden claramente los objetivos del proyecto. También debe asegurarse de contar con un número suficiente de equipos comprometidos que trabajen en el proyecto.

Franck, gestor de proyectos experimentado, es autónomo y miembro de la comunidad desde hace año y medio. Aquí habla de su colaboración con FocusTribes para un cliente del sector industrial, y discute los desafíos del rol del Project Manager en el caso concreto de su cliente.

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¡Hola ! Me llamo Franck Liquito.
Tengo más de 20 años de experiencia en el despliegue de proyectos de implantación, ya sea de software de mercado o de soluciones locales desarrolladas por empresas. Soy autónomo desde hace 13 años en la gestión y dirección de proyectos.

Comencé a trabajar con FocusTribes hace un año en la parte de implementación para nuestro cliente. El cliente quería implantar SAP en todas las entidades para poder gestionar los costes y presupuestos y para asegurarse de que las entidades tenían la misma visión desde un punto de vista central que desde un punto de vista local. La dificultad para las entidades es que siempre tienen la impresión de que es la oficina central la que impone las normas. Así que la primera parte, que es importante en la misión del jefe de proyecto, consiste en explicar realmente la utilidad de este proyecto desde un punto de vista global, SAP. Se trata más de una herramienta y una metodología que de la necesidad de que la central imponga sus normas presupuestarias.

Además, la gestión del cambio es clave en el despliegue de una herramienta porque permite tanto a la empresa como a las entidades comprender el interés de la nueva herramienta y establecer sus procesos en ella. Y así es realmente como integran el despliegue aún más fácilmente. Ven cómo van a hacer las cosas a diario, gracias a un proceso definido.

Lo que me gustó de FocusTribes fue la mezcla de excelencia y habilidades. La parte de excelencia, porque me sorprendió el proceso de integración, donde tuve que pasar tres entrevistas; me sentí un poco como un becario, porque lo encontré muy estandarizado y la necesidad era realmente contratar expertos. Gracias a estas entrevistas, FocusTribes tiene confianza y también entiende las necesidades y habilidades del consultor. Esto nos permite tener buenos encargos, o por lo menos encargos que estén en línea con el objetivo del consultor de demostrar su competencia, y también con el objetivo de FocusTribes de decir cuál es el interés de posicionar a este consultor y no a otro.

El jefe de proyecto es responsable de gestionar los objetivos de armonización y normalización de la solución central, el "Core Model", respetando al mismo tiempo las especificidades locales de las empresas.
Uno de los principales retos de implantar un sistema ERP a escala mundial es gestionar las diferencias culturales y las especificidades locales de las empresas. Las especificidades locales pueden incluir diferencias en normativas, leyes, prácticas empresariales y procesos.
Para gestionar estas diferencias, el director de proyecto debe trabajar en estrecha colaboración con los equipos locales. Debe comprender sus problemas y retos y desarrollar una estrategia de implantación que tenga en cuenta las necesidades y requisitos locales, garantizando al mismo tiempo que se respeta el modelo básico global y se cumplen los requisitos globales de la empresa.

La gestión del cambio es una etapa importante en cualquier proyecto de implantación de un ERP. Consiste en apoyar a los equipos en su adaptación a los nuevos procesos y herramientas, con el fin de garantizar una adopción óptima de la solución. El jefe de proyecto tiene un papel central en esta etapa, ya que es él quien debe gestionar la comunicación con los distintos actores implicados en el proyecto.
La comunicación es esencial para explicar las razones del cambio y los beneficios esperados, pero también para responder a las preguntas de los usuarios. Por ello, el jefe de proyecto debe asegurarse de que todos los miembros del equipo estén informados y formados en la nueva solución, teniendo en cuenta las especificidades de cada entidad local.
La formación es, pues, un punto clave en la gestión del cambio. Debe adaptarse a los distintos perfiles de los usuarios, en función de su nivel de competencias y de su papel en la empresa. También es importante ofrecer una formación periódica que permita a los usuarios mantenerse al día de la evolución de la solución.
Por último, el jefe de proyecto debe anticipar la resistencia al cambio y poner en marcha acciones para desactivarla. Por ejemplo, puede organizar grupos de trabajo para recabar opiniones y necesidades de los usuarios, o establecer indicadores de rendimiento para medir el impacto de la solución en la actividad de la empresa.

En conclusión, el papel del jefe de proyecto es esencial en cualquier proyecto de implantación de ERP, sobre todo en el caso de soluciones de grupo como SAP. Para llevar a cabo su misión con éxito, el jefe de proyecto debe tener competencias técnicas, pero también de gestión, comunicación y liderazgo. Debe ser capaz de unir a los equipos en torno a un objetivo común y apoyarlos en su adaptación al cambio.
Por último, es importante subrayar que el despliegue de una solución ERP es un proyecto empresarial estratégico a largo plazo, que también requiere una estrecha implicación de la dirección con un verdadero patrocinio. El éxito del proyecto dependerá en gran medida de la calidad de esta colaboración, así como de la capacidad del jefe de proyecto para anticipar la evolución del mercado y las necesidades de los usuarios.
En resumen, el papel del jefe de proyecto en un proyecto de implantación de ERP es crucial. Debe ser capaz de gestionar los retos técnicos y humanos, al tiempo que garantiza la adhesión de los usuarios a la nueva solución. Gracias a su experiencia y liderazgo, puede hacer del despliegue de un ERP una verdadera palanca de transformación para la empresa.

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Para ir más lejos: 

- Armonización y estandarización: opinión de los expertos de FocusTribes