L'adoption d'un système de planification des ressources de l'entreprise (ERP) est souvent un choix judicieux pour améliorer l’efficacité et la rentabilité des entreprises. Cependant, le déploiement d'un ERP, en particulier SAP, peut être un processus complexe qui peut entraîner des frustrations voir des conflits potentiels. C'est là que le rôle du Chef de Projet devient clé !
Dans cet article, nous parlerons de l'importance du rôle du Chef de Projet dans les projets de déploiement d'ERP, en mettant l'accent sur le déploiement local de SAP. Nous aborderons également les défis liés à la gestion des différences culturelles et des conflits potentiels, ainsi que l'importance de la conduite du changement pour assurer une adoption réussie de la solution ERP.
Le Chef de Projet est responsable de la planification, de la coordination et de l'exécution du projet. Dans le cas d'un déploiement ERP, il doit élaborer un plan de projet détaillé, qui prenne en compte les délais, les ressources, les risques et les coûts impliquant les différentes parties prenantes, à savoir les membres de l'équipe, les fournisseurs et les clients.
Le Chef de Projet doit par ailleurs s'assurer que la solution SAP est mise en place conformément aux meilleures pratiques de l'industrie et aux normes de qualité, dans les délais impartis et dans le budget. Il doit effectuer des tests rigoureux pour s'assurer que la solution est stable, fiable et répond aux besoins de l'entreprise.
Une autre tâche importante du Chef de Projet est de gérer les risques associés au projet. Les projets de déploiement d'ERP peuvent être complexes et comportent souvent de nombreux risques, notamment des risques techniques, des risques liés à la conformité réglementaire, des risques financiers, des risques liés aux délais, etc. Le Chef de Projet doit être en mesure d'identifier les risques potentiels et de mettre en place des mesures d'atténuation pour minimiser leurs impacts sur le projet.
Il est également responsable de la communication avec toutes les parties prenantes, y compris les équipes locales, afin de s'assurer que les objectifs du projet soient clairement compris. Il doit aussi veiller à avoir des équipes engagées suffisamment nombreuses et mobilisées sur le projet.
Franck, Chef de projet expérimenté, est freelance et membre de la communauté depuis 1 an 1/2. Il nous parle ici de sa collaboration avec FocusTribes pour un client, dans le secteur de l'industrie, et évoque justement les enjeux du rôle de Chef de projet dans le cas concret de son client.
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Bonjour ! Je m'appelle Franck Liquito.
J’ai une expérience de plus de 20 ans en déploiement de projets d'implémentation soit de logiciels du marché, soit de solutions locales développées par les entreprises. Je suis à mon compte depuis 13 ans en gestion de projet et direction de projets.
J’ai commencé il y a un an à travailler avec FocusTribes sur la partie déploiement pour notre client. Celui-ci voulait déployer SAP dans toutes les entités pour qu'ils puissent gérer la partie coûts et budgets et pour être sûr que les entités aient une même vision d'un point de vue central que d'un point de vue local. La difficulté pour les entités est qu’ils ont toujours l'impression que c'est le central qui impose des règles. Donc la première partie, qui est importante dans la mission du chef de projet, est d'expliquer vraiment l'utilité de ce projet d'un point de vue global, SAP. Il s’agit plus d'un sujet d'un point de vue outil et méthodologie, que d'un besoin du central d’imposer leurs règles budgétaires.
Par ailleurs, le change management est clé dans le déploiement d'un outil parce que cela permet à la fois au business et aux entités de comprendre l'intérêt du nouvel outil et de mettre en place leurs process sur cet outil. Et c'est vraiment comme cela qu'ils intègrent encore plus facilement le déploiement. Ils voient comment ils vont faire leurs actes au quotidien, grâce à un process défini.
Chez FocusTribes, ce que j'ai bien aimé, c'est la mixité entre la partie excellence et compétences. La partie excellence, parce que j'étais étonné du cursus d'intégration où j'ai dû passer trois entretiens ; j’avais un peu l’impression d’être un interne, tellement je trouvais ça très normé et que le besoin était réellement de prendre des experts. Grâce à ces entretiens, FocusTribes a confiance, et comprend aussi quel est le besoin et la compétence du consultant. Ça permet, justement, d'avoir de bonnes missions ou en tout cas des missions qui sont dans l'objectif à la fois du consultant de montrer sa compétence, et aussi de FocusTribes, de dire quel est l’intérêt de positionner ce consultant plutôt qu’un autre.
Le chef de projet est responsable de la gestion des objectifs d'harmonisation et de standardisation de la solution centrale, le « Core Model », dans le respect des spécificités locales des entreprises.
L'un des principaux défis du déploiement d'un système ERP à l'échelle mondiale est la gestion des différences culturelles et des spécificités locales des entreprises. Les spécificités locales peuvent inclure des différences dans les réglementations, les lois, les pratiques commerciales et les processus.
Pour gérer ces différences, le Chef de Projet doit travailler en étroite collaboration avec les équipes locales. Il doit comprendre leurs enjeux et leurs défis et mettre en place une stratégie de déploiement qui prenne en compte les besoins et les exigences locales, tout en veillant à ce que le Core Model global soit respecté et réponde aux exigences globales de l'entreprise.
La conduite du changement est une étape majeure dans tout projet de déploiement d'ERP. Elle consiste à accompagner les équipes dans leur adaptation aux nouveaux processus et outils, afin de garantir une adoption optimale de la solution. Le chef de projet a un rôle central dans cette étape, car c'est lui qui doit piloter la communication auprès des différents acteurs impliqués dans le projet.
La communication est essentielle pour expliquer les raisons du changement et les bénéfices attendus, mais aussi pour répondre aux interrogations des utilisateurs. Le chef de projet doit donc s'assurer que tous les membres de l'équipe soient informés et formés à la nouvelle solution, en tenant compte des spécificités de chaque entité locale.
La formation est ainsi un point clé de la conduite du changement. Elle doit être adaptée aux différents profils des utilisateurs, en fonction de leur niveau de compétences et de leur rôle dans l'entreprise. Il est également important de proposer des formations régulières pour permettre aux utilisateurs de se mettre à jour sur les évolutions de la solution.
Enfin, le chef de projet doit anticiper les résistances au changement et mettre en place des actions pour les désamorcer. Il peut par exemple organiser des groupes de travail pour recueillir les feedbacks et les besoins des utilisateurs, ou encore mettre en place des indicateurs de performance pour mesurer l'impact de la solution sur l'activité de l'entreprise.
En conclusion, le rôle du chef de projet est essentiel dans tout projet de déploiement d'ERP, en particulier dans le cas de solutions groupe comme SAP. Pour mener à bien sa mission, le chef de projet doit disposer de compétences techniques, mais aussi de compétences managériales, de communication et de leadership. Il doit être capable de fédérer les équipes autour d'un objectif commun et de les accompagner dans leur adaptation au changement.
Enfin, il est important de souligner que le déploiement d'une solution ERP est un projet stratégique d’entreprise à long terme, qui nécessite aussi une implication étroite de la direction avec un vrai sponsorship. Le succès du projet dépendra en grande partie de la qualité de cette collaboration, ainsi que de la capacité du chef de projet à anticiper les évolutions du marché et les besoins des utilisateurs.
En somme, le rôle du chef de projet dans un projet de déploiement d'ERP est crucial. Il doit être en mesure de gérer les défis techniques et humains, tout en garantissant l'adhésion des utilisateurs à la nouvelle solution. Grâce à son expertise et à son leadership, il peut faire du déploiement d'un ERP un véritable levier de transformation pour l'entreprise.
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Pour aller plus loin :
- Harmonisation et Standardisation : l'avis des experts de la Tribu
