Gestion de projet : Comment manager ?

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Le management joue un rôle crucial dans la gestion de projet . Pour développer son activité avec succès et engager ses équipes, une approche méthodique et organisée est essentielle. Dans cet article, évoquerons les principes clés de la gestion de projet, les meilleures pratiques pour une mise en œuvre efficace, ainsi que les avantages et limites d’une telle démarche. Karine LOUCHART, cheffe de projet IT chez Blancheporte partage son expérience et nous donne ses conseils dans son témoignage vidéo.

 

Karine LOUCHART, cheffe de projet IT @Blancheporte

 

Karine LOUCHART - Cheffe de projet IT chez Blancheporte et membre de la communauté Focustribes, nous partage ici son expérience dans le cadre d'un projet de modernisation du système d'information à l'international de l'entreprise Blancheporte.

 

 

 I - Définition du management de projet 

Le management de projet consiste à planifier, organiser, diriger et contrôler les ressources pour atteindre un objectif spécifique dans les limites de temps, de budget et de qualité données. Il s'agit d'une discipline essentielle pour assurer le succès d'une initiative, qu'elle soit petite ou grande, en offrant une structure claire pour l'exécution des tâches et la gestion des risques.

 

  • Planification :

  • Définir les objectifs, les livrables et les étapes nécessaires pour les atteindre. Cela inclut la mise en place d'un calendrier réaliste et l'identification des ressources nécessaires.
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  • Organisation :

  • Affecter les ressources humaines, financières et matérielles nécessaires. Cela implique de construire une équipe équilibrée et de veiller à ce que les ressources soient utilisées efficacement.
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  • Direction :

  • Motiver et guider les membres de l'équipe vers l'accomplissement des objectifs. Cela comprend la communication claire des attentes et l'encouragement de la collaboration.
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  • Contrôle :

  • Suivre et évaluer la progression du projet, en ajustant si nécessaire pour maintenir le cap. Cela implique de mesurer les performances par rapport au plan et de résoudre les problèmes rapidement en utilisant des méthodologies adaptées à votre projet et organisation comme la méthode agile par exemple.

 

Planification, Organisation, Direction, Contrôle

 

 

 

 II - Comment organiser un management de projet efficace ? Démarche à suivre, conseils, bonnes pratiques  et méthodes :

 

Pour naviguer avec succès dans le monde complexe de la gestion de projet, une méthodologie rigoureuse et l'adoption de bonnes pratiques sont essentielles. Cela inclut l'élaboration d'une charte de projet claire, la définition précise des rôles et responsabilités, ainsi que l'utilisation d'outils de gestion modernes. La flexibilité et une communication transparente sont également des piliers pour s'adapter aux imprévus et maintenir l'alignement de l'équipe.

 

1. Démarche à suivre

 

Pour réussir dans la gestion de projet, il est crucial de suivre une approche méthodique et de mettre en œuvre des bonnes pratiques :

 

chemin

 

  • Élaboration d'une charte de projet détaillée
  • Définition claire du périmètre du projet, des rôles et responsabilités de chaque membre de l'équipe. Planification minutieuse des tâches, des délais et des ressources, sans oublier l’estimation des risques afin de les anticiper
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  • Flexibilité et adaptabilité : Face aux changements, il est crucial d'être flexible et d'encourager une communication ouverte et transparente.
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  • Utilisation d'outils adaptés : Pour faciliter la collaboration, la bonne circulation et le suivi de l’information, l'adoption d'outils de gestion de projet modernes est recommandée.

 

 

 

 

 

 

2. Quels sont les outils et méthodes de gestion de projet ? 

 

Pour faciliter la gestion de projet, des outils et méthodes divers peuvent être mis en place afin de permettre aux entreprises d'assurer une meilleure organisation et une meilleure communication au sein de l'équipe. Ce sont des documents à établir au début du projet et à mettre à jour régulièrement afin de les laisser en permanence à disposition des équipes.

 

 RACI 

Le RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) est un tableau permettant de définir les rôles de chacun. Ce recense les différentes phases du projet ainsi que les grandes tâches de ces phases.

Toutes les personnes participant au projet sont présentes dans ce tableau et ont un rôle défini pour chaque tâche.

Le RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) est un tableau permettant de définir les rôles de chacun. Ce recense les différentes phases du projet ainsi que les grandes tâches de ces phases.  Toutes les personnes participant au projet sont présentes sur ce tableau et ont un rôle défini pour chaque tâche.

 

 

Responsible = Réalisateur

Les personnes réalisent la tâche qui leur a été attribuée et en assurent la qualité. Il peut y avoir plusieurs personnes "responsible" pour une tâche. 

 

Accountable = Approbateur

Les personnes "accountable" sont les personnes qui sont responsables de la réussite de la tâche. Elles supervisent le travail des personnes "responsibles" (R) et donnent l'approbation finale. Il y a obligatoirement une personne assignée "accountable" pour une tâche. Elle assure la bonne coordination des équipes, l'accomplissement et la qualité de la tâche.

 

Consulted = Consulté

Les personnes "consulted" fournissent leur avis d'expertise avant que la tâche ou l'activité ne soit achevée. Elles peuvent ne pas être directement impliquées dans la réalisation de la tâche, mais leur contribution est nécessaire.

 

Informed = Informé

Les personnes "informed" sont tenues informées de l'avancée de la tâche mais ne participent pas activement à sa réalisation.

 

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Le RACI est souvent utilisé pour clarifier les rôles et les responsabilités au sein d'une équipe de projet ou d'un processus, ce qui contribue à améliorer la communication, à réduire les conflits de responsabilité et à garantir que toutes les parties prenantes comprennent clairement ce qui est attendu d'elles.

 

 

Diagramme de Gantt

Un diagramme de Gantt est un outil de gestion de projet qui représente visuellement la planification des tâches sur une ligne de temps. Il est utilisé pour afficher la chronologie des différentes étapes d'un projet, ainsi que la durée prévue de chaque tâche. Les tâches sont généralement représentées par des barres horizontales sur le graphique, dont la longueur indique la durée estimée de la tâche. Les dépendances entre les tâches peuvent également être indiquées, montrant ainsi les relations entre les différentes activités du projet.

Les diagrammes de Gantt sont largement utilisés dans la gestion de projet pour aider à la planification, à l'ordonnancement et au suivi des progrès. Ils fournissent une vue d'ensemble claire des activités du projet, permettant aux chefs de projet et aux membres de l'équipe de suivre facilement les échéances, de repérer les retards éventuels et d'ajuster les plans en conséquence.

 

 

 

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 III - Quels sont les avantages du management dans la gestion de projet ? 

 

Le management occupe un rôle crucial dans la gestion de projet. Mené à bien, il offre plusieurs avantages essentiels :


1. Organisation efficace :

Le management établit une structure organisationnelle claire pour le projet, définissant les rôles et les responsabilités de chaque membre de l'équipe. Cela permet d'optimiser les ressources disponibles et d'assurer que chacun sait ce qui est attendu de lui.

 

2. Communication améliorée :

Le management favorise une communication ouverte et transparente entre les membres de l'équipe du projet, ainsi qu'avec les parties prenantes externes. Une bonne communication réduit les risques de malentendus et de conflits, ce qui contribue à maintenir le projet sur la bonne voie.


3. Gestion des risques :

Un projet se passe rarement sans imprévu. Le chef de projet identifie, évalue et gère les risques potentiels associés au projet. Cela permet de prendre des mesures préventives pour minimiser les impacts négatifs sur le projet et d'exploiter les opportunités qui se présentent.

 

4. Suivi et contrôle :

Le management met en place des mécanismes de suivi et de contrôle pour évaluer régulièrement la progression du projet par rapport aux objectifs fixés. Cela permet de détecter rapidement les écarts et de prendre des mesures correctives pour les corriger.

 

5. Allocation efficace des ressources :

Le management veille à ce que les ressources du projet, telles que le temps, le budget, le personnel et les matériaux, soient utilisées de manière efficace et efficiente. Cela contribue à maximiser la rentabilité et à minimiser les gaspillages.

 

6. Motivation de l'équipe :

Le management crée un environnement de travail favorable qui encourage la motivation, l'engagement et la collaboration au sein de l'équipe du projet. Cela permet d'améliorer la productivité et de maintenir un niveau élevé de performance.

 

7. Orientation stratégique :

Le management s'assure que le projet est aligné sur les objectifs stratégiques de l'organisation. Cela garantit que le projet contribue de manière significative à la réalisation de la vision et des missions de l'entreprise.

 

 

 IV - Quels sont les inconvénients et les défis du management dans la gestion de projet ? 

 

Bien que le management soit un élément essentiel de la gestion de projet, il comporte également certaines limites :

 


1. Complexité humaine :

Les projets impliquent souvent des interactions complexes entre les personnes, ce qui rend la gestion des aspects humains du projet difficile. Les dynamiques d'équipe, les conflits interpersonnels et les problèmes de motivation peuvent affecter négativement la gestion de projet malgré les efforts de management. Une bonne préparation des équipes en amont, couplée à une communication facilitée tout au long du projet, permet généralement d’éviter ces désagréments.

 


2. Incertitude et imprévisibilité :

Même avec une planification minutieuse, les projets peuvent être soumis à des facteurs externes imprévus tels que des changements de réglementations. Ces éléments peuvent rendre difficile la gestion efficace du projet et nécessiter des ajustements continus.

 


3. Limites des méthodologies de gestion de projet :

Les méthodologies de gestion de projet telles que le modèle en cascade ou la méthodologie agile ont leurs propres limites et ne conviennent pas toujours à tous les types de projets ou à toutes les situations. Utiliser une méthodologie inadaptée peut entraîner des inefficacités et des obstacles à la réussite du projet. Il faudra donc en amont bien prendre le temps d’adapter les modes de fonctionnement de l’organisation, et de mettre en place la méthodologie la plus adaptée au type et au périmètre du projet.

 


4. Contraintes de temps et de ressources :

Dans de nombreux cas, les gestionnaires de projet doivent jongler avec des contraintes de temps et de ressources limitées. Cela peut rendre difficile la réalisation de toutes les tâches nécessaires à la perfection, ce qui peut entraîner des compromis sur la qualité ou des retards dans l'achèvement du projet. Le chef de projet se doit de remonter aux décideurs, de manière fluide et objective, les problématiques rencontrées pour prendre les décisions nécessaires dans l’atteinte des objectifs de l’entreprise.

 


5. Gestion des attentes des parties prenantes :

Les attentes des parties prenantes peuvent être divergentes et parfois irréconciliables. Il peut être difficile de satisfaire tout le monde, surtout si leurs besoins et leurs intérêts entrent en conflit. Des arbitrages seront donc à faire au regard des enjeux majeurs et des choix stratégiques de l’organisation.

 


6. Surcharge d'information :

Dans un monde où les données et les informations sont omniprésentes, les gestionnaires de projet peuvent être submergés par une surcharge d'informations, ce qui rend difficile la prise de décisions éclairées et la priorisation des activités. Définir des KPI précis et clairs pour tous, en amont, aidera à ne pas se perdre et à piloter le plus facilement possible l’avancement du projet.

 


7. Évolution des objectifs et des priorités :

Les objectifs et les priorités du projet peuvent évoluer au fil du temps en raison de changements dans l'environnement commercial, des demandes des parties prenantes ou des nouvelles informations. Gérer ces changements tout en maintenant la cohérence et la traçabilité peut être un défi. Certaines méthodologies, comme la méthode agile, facilitent la capacité d’adaptation tout au long du projet.

 

 

 VI - Comment Focustribes peut vous aider dans le management de la gestion de votre projet ? 

 

Focustribes vous offre une forte expertise dans le domaine de la transformation digitale, du management et de la gestion de projet. En tant que communauté de consultants indépendants spécialisés, nous sommes parfaitement positionnés pour accompagner votre entreprise à chaque étape de son parcours de transformation. Nos consultants expérimentés peuvent vous aider à élaborer des stratégies de projet sur mesure, à identifier et à atténuer les risques potentiels, et à mettre en œuvre des solutions pour stimuler la croissance et la réussite à long terme.

 

 

En conclusion, le management de projet est un élément essentiel de toute initiative de transformation digitale réussie. En suivant une approche méthodique, en surmontant les défis, votre entreprise peut se développer avec succès vers l'innovation numérique.

 

 

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