L'implémentation d'un système ERP (Enterprise Resource Planning) tel que SAP peut être une entreprise complexe et de grande envergure. Pour assurer le succès de ce projet, il est crucial d'embarquer efficacement les équipes impliquées. Dans cet article, nous explorerons les stratégies clés pour présenter le projet SAP à vos équipes, les impliquer dans son élaboration et les bénéfices qu'une telle implémentation peut apporter à une entreprise de petite taille.

Nous commencerons avec le cas concret de notre client Aubade, chez lequel nous intervenons pour mettre en place la solution SAP sur la partie Finance. Aude Pignot, la Directrice Financière, nous parle ici des facteurs clés de succès qui lui permettent, avec l’aide d’Alexandra, consultante SAP de la communauté FocusTribes, de vivre avec ses équipes une implémentation "smooth" et réussie.

La communication est la clé pour présenter le projet SAP aux équipes. Expliquez clairement les objectifs, les avantages et les impacts potentiels sur l'entreprise. Utilisez des termes accessibles pour éviter toute confusion et assurez-vous que les équipes comprennent l'importance de ce projet.

Partagez une vision claire du projet SAP et de la façon dont il contribuera à la croissance et à la réussite de l'entreprise. Mettez l'accent sur les avantages à long terme et sur l'amélioration des processus métier. Encouragez les équipes à se projeter dans l'avenir et à comprendre comment leur travail quotidien sera impacté de manière positive.

Vous vous apprêtez à mener un projet de transformation ? Vous avez besoin de consultants de qualité pour renforcer vos équipes ?

- Comme l’expliquent Aude et Alexandra, l’organisation d’un Kick Off convivial pour lancer le projet avec les parties prenantes est une bonne option. Essayez de détendre l’atmosphère, de lever les zones d’ombres en rassurant les équipes et en les impliquant dès le départ sur le planning global du projet.

- Faire en sorte que chaque grande étape du projet soit aussi l’occasion de se réunir et de passer un moment de partage positif qui donne confiance aux équipes pour la suite du projet. Organisez aussi des sessions de formation pour familiariser les équipes avec le système SAP et les processus qui seront mis en place.

« Chez Aubade, souligne Alexandra, la consultante FocusTribes, pour le 1ᵉʳ jour de formation de test, 100% des personnes avaient pu se libérer, avoir du temps qui était dédié pour la formation, pour rentrer dans l’outil en douceur, sans stress et arriver ainsi avec un état d’esprit positif et confiant pour la suite du projet. » Et d’ajouter « c’était la 1ʳᵉ fois que je voyais ça ! »

- Impliquez des experts internes ou externes pour partager leurs connaissances et répondre aux questions. Assurez-vous que chacun ait bien compris les enjeux et se sente suffisamment préparé et compétent pour travailler avec le nouvel outil.

Créez une équipe projet multidisciplinaire représentant différents services et niveaux hiérarchiques. Impliquez les membres clés de chaque département pour obtenir une représentation équilibrée des besoins et des perspectives. Assurez-vous d'inclure des personnes influentes et motivées qui pourront encourager leurs collègues à s'impliquer.

- Dès le 1ᵉʳ kick Off, questionner chacune des personnes sur leurs attentes, leurs objectifs personnels afin d’avoir une vision positive vers laquelle se projeter.

- Organisez des réunions régulières pour permettre aux équipes de partager leurs idées, préoccupations et suggestions. Montrez de l'intérêt pour leurs points de vue et assurez-vous de prendre en compte leurs contributions lors de la prise de décisions.

- Impliquez-les dans la planification et la conception du système SAP, en leur donnant la possibilité de proposer des améliorations et des ajustements.

- Impliquez les équipes dans la définition des objectifs liés à l'implémentation de SAP.

- Encouragez-les à formuler des objectifs spécifiques et mesurables, en alignant leurs objectifs individuels sur ceux de l'entreprise. Cela les aidera à se sentir responsables du succès global du projet.

Le collectif et l’humain sont clés dans un tel projet. Si les équipes sont soudées, l’entraide permettra à chacun de passer les caps difficiles en douceur.

L'implémentation de SAP permet d'automatiser les processus, de centraliser les données et d'améliorer la visibilité sur les opérations. Cela permet aux équipes de gagner du temps et de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, tout en réduisant les erreurs et les doublons.

SAP fournit des informations en temps réel et des rapports analytiques approfondis, ce qui permet aux décideurs de prendre des décisions éclairées et stratégiques. Les petites entreprises peuvent bénéficier de cette capacité à exploiter leurs données internes pour une meilleure gestion et une meilleure planification.

SAP offre des outils de collaboration qui facilitent le partage d'informations entre les différents services et équipes. Cela encourage la transparence, renforce la communication interne et favorise la coopération pour atteindre les objectifs communs.

L'implémentation de SAP permet de standardiser et d'optimiser les processus métier au sein de l'entreprise. Cela conduit à une meilleure efficacité, une réduction des redondances et une augmentation de la productivité globale.

Il est donc plus facile de trouver les experts sur le marché pour être bien accompagné dans l’implémentation d’une telle solution.

La réussite d'une implémentation SAP repose sur l'engagement et l'implication des équipes. En présentant clairement le projet, en encourageant la participation active des équipes dans son élaboration et en mettant en avant les bénéfices, une entreprise de petite taille peut tirer parti de cette implémentation pour améliorer ses opérations, prendre des décisions plus éclairées et renforcer la collaboration interne. L'adoption réussie de SAP peut ouvrir de nouvelles opportunités de croissance et de compétitivité pour ces entreprises. Avec une communication transparente, un collectif fort, une formation adéquate et une implication continue, les équipes peuvent devenir des acteurs clés de ce projet d'ampleur.

Alors n'attendez plus pour faire appel aux équipes de FocusTribes pour vos projets de transformation !

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