Herramientas de gestión de proyectos: los mejores software en 2025

¿Qué es una herramienta de gestión de proyectos?

Una herramienta de gestión de proyectos es un programa informático que ayuda a los equipos a organizar, planificar y supervisar el progreso de sus proyectos. Centraliza toda la información esencial: tareas, plazos, archivos, intercambios, etc. para que todo el mundo sepa qué hacer, cuándo y con quién.

En la práctica, estas herramientas facilitan la colaboración, mejoran la productividad y evitan retrasos gracias a vistas claras (Kanban, Gantt, tablas) y funciones como recordatorios, comentarios y seguimiento del tiempo.

Indispensables para equipos de TI, marketing y RRHH, o para autónomos, se adaptan a todo tipo de proyectos y organizaciones, desde los más ágiles a los más estructurados.

Las 10 mejores herramientas de gestión de proyectos en 2025

Hay un montón de software de gestión de proyectos en el mercado, pero no todos son iguales. Para que lo veas más claro, aquí tienes nuestra selección de las 10 herramientas con mejor rendimiento en 2025, probadas y aprobadas por miles de equipos.

1. Monday.com: la herramienta de gestión de proyectos más flexible en 2025.

Simple, visual y altamente personalizable, Monday se ha consolidado como uno de los líderes del mercado. Se trata de una herramienta de gestión de proyectos moderna, visual y altamente personalizable, ideal para PYMES, empresas medianas y grandes equipos de proyectos dentro de grandes organizaciones. Permite organizar las tareas en diferentes vistas (Kanban, Gantt, calendario), automatizar recordatorios y realizar un seguimiento de los indicadores clave mediante cuadros de mando claros. Compatible con Slack, Google Drive, Teams y Salesforce, fomenta la colaboración fluida entre equipos. La versión Enterprise también ofrece funciones de seguridad e informes adaptadas a las grandes organizaciones. Una elección acertada para combinar sencillez, rendimiento y visibilidad.

💡 El plus de Monday.com: una herramienta ultravisual y personalizable que combina facilidad de uso y potencia, ideal para equipos multidisciplinares que buscan centralizar y automatizar sus proyectos.

2. ClickUp: la plataforma más completa para centralizar todos tus proyectos

Ultracompleta, ClickUp destaca por su profundidad funcional: donde la mayoría de las herramientas se concentran en la gestión de tareas, ClickUp va más allá integrando documentos colaborativos, chat interno, seguimiento del tiempo, objetivos, CRM y automatización. ¿Su mayor ventaja? Todo está centralizado en un único espacio, eliminando la necesidad de múltiples aplicaciones de software.

Es ultramodular, por lo que se adapta tanto a los equipos técnicos que trabajan en Agile como a los de marketing o RRHH que buscan una visión general de sus actividades. Su sistema jerárquico (espacios, carpetas, listas, tareas, subtareas) ofrece una granularidad de gestión única, especialmente útil para PYMES o grandes equipos de proyecto.

Es la herramienta todo en uno por excelencia, que se adapta a todos los métodos (Agile, Scrum, Waterfall, etc.) manteniendo una coherencia global. Es la herramienta ideal para quienes desean automatizarlo y visualizarlo todo.

💡 El plus de clickUp : la herramienta perfecta para las empresas que quieren gestionarlo todo desde un único espacio de trabajo.

3. Asana: el referente en sencillez y colaboración fluida.

Asana es ideal para equipos que quieren seguir el progreso de los proyectos sin complejidad. Es famosa por su manejo intuitivo y su interfaz clara, diseñada para ayudar a los equipos a colaborar de forma eficaz sin perderse en la complejidad. Mientras que ClickUp se centra en la versatilidad y Monday en la personalización, Asana destaca por su capacidad para hacer que la gestión de proyectos sea accesible para todos, incluso para los no expertos.

Cada tarea puede asignarse, comentarse, vincularse a un objetivo y seguirse en diferentes vistas (lista, tabla, calendario, línea de tiempo). La herramienta hace hincapié en la transparencia: todo el mundo sabe quién está haciendo qué y cuándo.

Asana se dirige especialmente a las PYME, las ETI y los departamentos internos de las grandes empresas que buscan una herramienta fiable para el seguimiento de sus proyectos de marketing, comunicación, RRHH o innovación. Gracias a su integración con Google Workspace, Slack, Zoom y Teams, se integra perfectamente en el ecosistema de trabajo diario.

💡 El plus de Asana: una experiencia fluida y colaborativa, perfecta para equipos que quieren ganar claridad y coordinación sin lastrar sus procesos.

4. Wrike: una solución sólida para proyectos a gran escala.

Diseñada para grandes equipos o proyectos complejos, Wrike es una de las herramientas de gestión de proyectos más potentes del mercado, hecha a medida para grandes empresas y pymes estructuradas. A diferencia de Asana o Trello, que se centran en la simplicidad, Wrike destaca por su profundidad funcional y sus capacidades de gestión multiproyecto.

La herramienta permite gestionar varias carteras simultáneamente, controlar la carga de trabajo de los equipos y visualizar las dependencias entre tareas mediante diagramas de Gantt dinámicos. Sus informes personalizables y cuadros de mando en tiempo real proporcionan una visibilidad completa del rendimiento y las prioridades.

Wrike también cuenta con funciones avanzadas de gestión de recursos y flujos de trabajo personalizados, que son muy útiles para los equipos de marketing, ingeniería y PMO. Su versión Enterprise mejora la seguridad (SSO, control de acceso, registros de auditoría) y la gobernanza, cumpliendo los requisitos de los grandes grupos.

💡 El plus de Wrike: una plataforma adaptada a las organizaciones que necesitan estructura, visibilidad e informes estratégicos sobre proyectos a gran escala.

5. Trello: simplicidad para equipos de proyectos pequeños.

Trello es sin duda la herramienta de gestión de proyectos más intuitiva del mercado. Basada en el método Kanban, organiza las tareas en forma de tarjetas que pueden desplazarse entre varias columnas (por hacer, en curso, terminado). Su punto fuerte es la sencillez y la claridad visual: todo es accesible de un vistazo.

Ideal para autónomos, empresas de nueva creación y equipos pequeños, Trello fomenta la colaboración rápida sin necesidad de formación ni configuraciones complejas. Cada tarjeta puede contener listas de comprobación, archivos adjuntos, comentarios, etiquetas, plazos e integraciones con herramientas como Slack, Google Drive o Zapier.

Su versión de pago añade funcionalidades avanzadas (vistas cronológicas, automatización mediante Butler, múltiples tablas), lo que la convierte en una solución flexible para seguir el progreso de un solo proyecto o de la hoja de ruta de un producto.

💡 El plus de Trello: una experiencia visual ultrafluida, perfecta para los equipos que quieren organizarse rápidamente sin ahogarse en la complejidad.

Testimonio de Alexandra MOORE - consultora independiente y socia de la comunidad focustribes.

"Trello me permite tener una tabla muy visual de tareas por hacer, en curso o completadas, y colaborar eficazmente con otras personas en estas tareas. Me gusta especialmente el aspecto visual y la sencillez para actualizar las tareas."

6. Notion: el espacio de trabajo todo en uno

Más que una herramienta de gestión de proyectos, Notion es una plataforma modular que combina la gestión de tareas, una base de datos, documentos colaborativos y un wiki interno. Cada equipo puede crear su propio espacio: cuadro de mandos del proyecto, seguimiento del presupuesto, hoja de ruta del producto o biblioteca de recursos.

Su mayor ventaja radica en su absoluta flexibilidad: todo puede personalizarse como se desee, sin necesidad de conocimientos técnicos. Los bloques de contenido (texto, tablas, tareas, fechas, listas de comprobación, etc.) pueden ensamblarse libremente para crear páginas animadas e interconectadas.

Ideal para autónomos, start-ups y pymes que buscan una herramienta ligera pero potente, Notion también está siendo adoptado cada vez más por grandes empresas como base documental y espacio de colaboración interfuncional. En Focustribes lo utilizamos para centralizar toda nuestra planificación editorial en nuestros distintos canales de comunicación. Podemos almacenar una enorme cantidad de contenidos y organizar nuestras tareas como equipo de una forma muy fluida.

💡 El punto a favor de Notion: un entorno minimalista pero completo, perfecto para centralizar ideas, documentos y proyectos en un único espacio.

Testimonio de Alexandra MOORE - consultora independiente y socia de la comunidad focustribes .

"Notion me permite combinar una serie de funciones útiles para los proyectos en una sola herramienta: planificación, gestión de tareas, intercambio de documentos e información, automatización, gestión de contactos, elaboración de informes y seguimiento del presupuesto. Hoy por hoy, es mi herramienta favorita".

7. SmartSheet: la potencia de Excel en modo colaborativo

Para los aficionados de Excel que buscan más potencia, Smartsheet suele describirse como el puente entre Excel y la gestión colaborativa de proyectos. Toma la lógica de hoja de cálculo familiar para muchos equipos y añade funciones avanzadas como asignación de tareas, notificaciones automáticas, diagramas de Gantt, formularios, cuadros de mando y seguimiento en tiempo real.

Gracias a su estructura de hoja de cálculo, Smartsheet resulta especialmente atractiva para los equipos de gestión de finanzas, fabricación y producción que desean mantener un enfoque basado en los números al tiempo que mejoran la visibilidad y la coordinación. Su capacidad para gestionar grandes volúmenes de datos y crear flujos de trabajo automatizados la convierte en una solución popular para medianas y grandes empresas.

💡 El plus de Smartsheet : una solución robusta que combina la potencia analítica de Excel con la colaboración y automatización de una herramienta moderna de gestión de proyectos.

Testimonio de Karine LOUCHART - Consultora IT Program Manager y Miembro de la comunidad focustribes.

"Es una herramienta con varias funciones; puedes gestionar los calendarios de forma independiente, pero también puedes añadir o no toda la gestión de recursos. En particular, la he utilizado con varios clientes de cuentas clave para elaborar estructuras WBS (Work Breakdown Structure), es decir, diagramas de flujo de tareas."

8. Jira: la herramienta de referencia para la gestión de proyectos informáticos y ágiles

Desarrollada por Atlassian, Jira es una de las herramientas de gestión de proyectos más potentes del mercado, pero también una de las más especializadas. A diferencia de plataformas generalistas como Monday o Asana, Jira está diseñada principalmente para equipos de TI, productos y desarrollo de software. Permite hacer un seguimiento de cada tarea (o "ticket") desde el backlog hasta la entrega, organizar el trabajo en sprints y visualizar el progreso mediante tableros Kanban o Scrum.

Jira destaca por su granularidad y rigor: gestión de dependencias, seguimiento de errores, automatización compleja, informes de rendimiento (gráficos de burndown, velocidad, capacidad del equipo)... todas ellas herramientas diseñadas para entornos técnicos exigentes.
Su integración nativa con Confluence, Bitbucket, GitHub y Slack lo convierte en un verdadero centro de gestión para equipos ágiles.

💡 El plus de Jira: una solución robusta y ultraconfigurable, ideal para equipos técnicos que buscan una gestión precisa y colaborativa que cumpla con las metodologías ágiles.

Testimonio de Karine LOUCHART - Gestora de programas de consultoría informática y miembro de la comunidad focustribes

"Como autónomos, siempre nos adaptamos a las herramientas que utilizan nuestros clientes, pero Jira es una de las herramientas que mis clientes utilizan a menudo. Yo la utilizo en particular para gestionar la actividad y los backlogs. Se utiliza para gestionar la hoja de ruta del producto, sobre todo en la gestión ágil de proyectos por parte de varios propietarios de productos.

9. Planview: la referencia para la gestión de carteras y la transformación empresarial.

Planview suele pasar desapercibida para el gran público, pero es una herramienta de gestión de carteras de proyectos (PPM ) muy demandada por grandes grupos y pymes en transformación. A diferencia de herramientas más operativas como Monday o Asana, Planview está diseñada para ofrecer una visión estratégica y transversal de las iniciativas en curso: priorización de proyectos, asignación de recursos, arbitraje presupuestario y alineación con los objetivos corporativos.

Donde Jira o Wrike se detienen en la gestión operativa, Planview destaca por sus capacidades de gestión global: vincula proyectos de transformación, programas estratégicos y hojas de ruta empresariales en una única interfaz.
La herramienta también ofrece integración avanzada con SAP, ServiceNow, Microsoft Project, Jira y Power BI, lo que la hace ideal para organizaciones que ya están bien equipadas.

💡 El plus de Planview: una plataforma estratégica diseñada para departamentos de transformación, PMO y CIO que buscan alinear los proyectos con los objetivos empresariales e impulsar el rendimiento general.

10. Microsoft Project: el referente histórico para las grandes empresas

El gran clásico para los gestores de proyectos Microsoft Project sigue siendo una referencia, especialmente en las grandes empresas y organismos públicos. Diseñado para una planificación detallada y un seguimiento riguroso, permite gestionar proyectos complejos con un nivel de granularidad muy fino: creación de tareas, dependencias, recursos, costes y calendarios.

Su punto fuerte es su potencia analítica y su integración nativa con el ecosistema de Microsoft 365 (Teams, Excel, Power BI). Esto ofrece a los gestores de proyectos una visión completa de sus carteras, con funciones avanzadas de elaboración de informes y simulación ("análisis hipotético").
Aunque su manejo es más técnico que el de otras herramientas más modernas, Microsoft Project sigue siendo esencial para PMO, CIO y gestores de programas buscan una gestión estructurada y una fiabilidad probada.

💡 Las ventajas de Microsoft Project: una solución sólida y completa, adaptada a las grandes cuentas que buscan un control total sobre la planificación, los recursos y el rendimiento de sus proyectos.

Testimonio de Alexandra MOORE - consultora independiente y socia de la comunidad focustribes

"Microsoft Project sigue siendo una referencia para la planificación detallada de proyectos, poniendo de relieve las interacciones entre los distintos subelementos del proyecto, los requisitos previos y el progreso de las distintas etapas. El resultado es preciso y permite un seguimiento de alta calidad, aunque me parece bastante engorroso de utilizar en el día a día."

Características principales de una buena herramienta de gestión de proyectos

No todas las herramientas de gestión de proyectos son iguales. Pero hay ciertos elementos que son esenciales si quiere gestionar un proyecto correctamente de principio a fin. Estas son las características esenciales que necesita en una buena solución, ya sea una PYME, un equipo tecnológico o una gran empresa.

Gestión de tareas

Es la piedra angular de toda solución eficaz de gestión de proyectos: la gestión de las tareas, su asignación, la definición de los plazos y el seguimiento de los avances deben ser intuitivos y visuales para todos los miembros del equipo. Una solución eficaz ofrece sistemáticamente varios modos de visualización adaptados a las necesidades operativas:

- Vista de lista, para una jerarquía clara y estructurada de las tareas;

- Vista Kanban, para supervisar los flujos de trabajo y el estado en tiempo real;

- Vista Gantt, para analizar las dependencias y los plazos críticos;

- Vista de calendario, para planificar y anticipar plazos importantes.

💡 Ejemplo: herramientas como ClickUp o Monday.com permiten pasar de la vista Kanban al calendario en un clic, garantizando al mismo tiempo la integridad de los datos y la continuidad operativa.

Colaboración en tiempo real

En las grandes empresas actuales, la mayoría de los equipos son internacionales y se organizan en modo híbrido, o incluso totalmente a distancia. Para garantizar una comunicación fluida del equipo y mantener la alineación de todos los implicados en el proyecto, es esencial que su herramienta de gestión colaborativa de proyectos facilite los intercambios cotidianos: comentarios, menciones, compartición segura de archivos, notificaciones centralizadas... Todo debe contribuir a limitar los intercambios dispersos por correo electrónico y a reforzar la visibilidad de las decisiones y prioridades.

Las soluciones más avanzadas, como Asana o Notion, incluyen ahora espacios de colaboración y módulos de debate, que permiten a cada equipo documentar, intercambiar e iterar con total transparencia. Este enfoque fomenta la productividad del equipo, la trazabilidad de las acciones y garantiza que cada miembro tenga acceso a información actualizada en tiempo real.

👉 El resultado: menos fricciones en la colaboración, mayor fluidez operativa y un equipo siempre sincronizado en sus prioridades y ejecución.

Seguimiento del tiempo y los recursos

El seguimiento del tiempo y los recursos es una característica esencial de cualquier herramienta profesional de gestión de proyectos . Proporciona un control preciso de las cargas de trabajo, la gestión de presupuestos y una evaluación objetiva del rendimiento operativo de los equipos. Tanto en las grandes empresas como en las PYME, estos datos son cruciales para garantizar una gestión presupuestaria fiable y una asignación óptima de los recursos en todas las carteras de proyectos.

Un buen software debe hacer un seguimiento del tiempo dedicado a cada tarea, analizar la disponibilidad del personal y prever los periodos de sobrecarga o falta de capacidad.
Las soluciones más avanzadas, como Wrike, ClickUp o Smartsheet, ofrecen funciones integradas de seguimiento del tiempo y gestión de la capacidad, así como cuadros de mando analíticos para cruzar indicadores de carga de trabajo, productividad y rentabilidad.

Integrando estos datos en herramientas como Power BI o Excel, se puede ir aún más lejos, analizando tendencias, desviaciones de costes y previsiones de carga de trabajo. Este enfoque refuerza la gobernanza de los proyectos y fomenta la toma de decisiones informadas, basadas en datos reales y actualizados.

Integración con sus herramientas y automatización inteligente

Una herramienta o plataforma de gestión de proyectos de alto rendimiento debe integrarse a la perfección con tus entornos de software existentes para eliminar silos y facilitar la colaboración diaria. Tanto si utilizas Slack, Google Drive, Microsoft Teams, CRM, ERP o Power BI, las integraciones nativas enriquecidas y la compatibilidad con API son esenciales para garantizar la interoperabilidad de las herramientas y la continuidad de los flujos de información, al tiempo que se maximiza la productividad del equipo.

La incorporación de módulos de inteligencia artificial y soluciones de automatización de la gestión de proyectos acelera la transformación digital al liberar a los equipos de tareas repetitivas. La generación automática de tareas, la sincronización de archivos, las actualizaciones de estado y los recordatorios automáticos son solo algunas de las funciones que optimizan los procesos empresariales y hacen más fiable la gestión de actividades.

💡 Ejemplo: un simple mensaje de Slack puede, mediante integración inteligente, generar instantáneamente una tarea en ClickUp o Asana. De este modo, te beneficias de un seguimiento riguroso, sin riesgo de doble entrada u olvido, para una gestión de proyectos alineada con los estándares de excelencia esperados en organizaciones ágiles e internacionales.

Cuadros de mando e informes

Los cuadros de mando y las funciones de elaboración de informes están en el centro de la gestión del rendimiento de los proyectos.
Una herramienta de gestión de proyectos de alto rendimiento debe permitir ver el progreso de las tareas, los retrasos, los costes y la carga de trabajo en tiempo real, para ofrecer una visión clara de la salud del proyecto. Estos indicadores -o KPI del proyecto- son esenciales para anticiparse a los riesgos y respaldar las decisiones estratégicas.

Las soluciones más avanzadas, como Wrike, Planview o Microsoft Project, permiten crear cuadros de mando personalizados y adaptados a cada perfil de usuario: jefe de proyecto, departamento financiero, departamento informático o PMO. Los datos pueden filtrarse, cruzarse y visualizarse en forma de gráficos, diagramas o informes dinámicos.
La integración con Power BI, Tableau o Excel mejora las capacidades de análisis y promueve un enfoque de la gestión de proyectos basado en los datos.

Los informes eficaces no se limitan a recopilar datos: cuentan la historia del proyecto, destacan los éxitos e identifican los cuellos de botella antes de que se vuelvan críticos.

¿Cómo elegir la herramienta adecuada para su empresa?

No tiene por qué ser la herramienta más compleja: lo importante es que responda a sus necesidades reales. Aquí tienes los 5 criterios que debes comprobar antes de dar el paso:

• Número de usuarios: la herramienta debe adaptarse al tamaño de su equipo, ahora y en el futuro.

• Presupuesto: algunas herramientas son gratuitas, otras cobran por usuario. Compruebe el coste a largo plazo.

• Funciones útiles: tareas, vistas Gantt, seguimiento del tiempo, integraciones, etc. Quédese con lo que realmente cuenta.

• Compatibilidad: asegúrate de que funciona bien con tus herramientas actuales (correo electrónico, CRM, Slack, etc.).

• Simplicidad: una buena herramienta debe ser fácil de usar, incluso sin formación.

Nuestro asesoramiento experto: más que una herramienta, un método

Una buena herramienta no lo es todo. Lo que cuenta es cómo se utiliza. Ni siquiera el mejor software podrá sustituir a una organización clara, unas funciones bien definidas y un equipo alineado en torno a unos objetivos.

En focustribes, lo vemos todos los días: son los métodos de trabajo, los procesos eficaces y elapoyo humano los que marcan la diferencia. Una herramienta bien elegida es el punto de partida. Pero un proyecto bien gestionado es lo que garantiza los resultados.

💡 ¿Necesitas ayuda? Nuestros consultores autónomos pueden ayudarte a estructurar tus proyectos, elegir las herramientas adecuadas e integrar buenas prácticas en tus equipos.

FAQ: todo lo que necesitas saber sobre las herramientas de gestión de proyectos

¿Qué es una herramienta de gestión de proyectos?

Un software de gestión de proyectos sirve para organizar, planificar y supervisar las distintas etapas de un proyecto. Centraliza tareas, plazos e intercambios y facilita la colaboración en equipo.

¿Cuál es la diferencia entre una herramienta de gestión de proyectos y una herramienta de gestión de tareas?

Una herramienta de gestión de tareas es más sencilla: sirve sobre todo para enumerar y seguir las tareas pendientes. Una herramienta de gestión de proyectos va más allá: gestión de recursos, planificación global, informes, colaboración, etc.

¿Existen herramientas gratuitas de gestión de proyectos?

Sí, Trello, ClickUp y Notion ofrecen versiones gratuitas muy eficaces. Ideales para autónomos o equipos pequeños. Para funciones más avanzadas, suele ser necesaria una suscripción.

¿Se puede gestionar un proyecto a distancia con estas herramientas?

Por supuesto. La mayoría de las herramientas son accesibles en línea, con aplicaciones móviles. Son perfectas para el teletrabajo, los equipos híbridos o los proyectos con varias sedes.

¿Qué herramienta elegir si estás empezando?

Si buscas simplicidad: Trello, Notion o Asana son buenas opciones. Para proyectos más complejos o colaborativos, recurre a ClickUp, Wrike o Monday.