Dans le paysage technologique en constante évolution d'aujourd'hui, les entreprises, et les DSI en particulier, se tournent de plus en plus vers des systèmes d'informations intégrés telles que SAP S4HANA pour gérer leurs opérations commerciales. SAP S4HANA est un progiciel ERP (Enterprise Resource Planning) avancé qui offre une visibilité en temps réel et des fonctionnalités de gestion intégrée à tous les niveaux d'une organisation. Cependant, pour tirer pleinement parti de cette solution puissante, il est essentiel de comprendre et de mettre en œuvre un pilotage et une gestion efficace des données de base.
Cet article, issu des regards croisés de deux consultants experts SAP S4Hana de notre communauté FocusTribes, explique ce que représentent ces données et quel est l'intérêt particulier, pour les entreprises, d'une gestion efficace de ces données. Il souligne enfin l'attention particulière qui doit leur être apportée dans toutes les phases d'un projet SAP S4Hana, en livrant les bonnes pratiques à suivre pour obtenir des résultats optimums.
I- Nos experts Focustribes
FocusTribes accompagne depuis plusieurs années des entreprises de toutes tailles dans leurs projets de transformation SAP S/4HANA, en mettant à disposition des consultants freelances experts, sélectionnés par cooptation et accrédités par un processus strict de validation.
Nelson Gomes - Chef de projet AMOA Finance
Nelson est freelance et membre de la communauté depuis cinq ans. Il a 25 ans d'expérience dans le domaine de la Finance et des Systèmes d'Information. Après une première expérience en tant que contrôleur de gestion pendant une dizaine d'années, il a ensuite basculé vraiment côté Systèmes d'Informations, et plus spécifiquement dans le monde SAP. Il nous parle de sa collaboration avec FocusTribes pour un client industriel, dans le secteur de l'industrie, et évoque ici l'importance de la gestion des données de base dans la conduite d'un projet SAP S4Hana.
Abdoulkader Oumarou - Chef de projet Supply Chain
Abdoul est freelance et membre de la communauté depuis 8 ans. Il a travaillé en collaboration avec Nelson chez un projet de déploiement Greenfield SAP S/4Hana dans l'industrie. Il apporte une vision terrain d'experte sur les spécificités Supply chain de S/4HANA.
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II- Qu'est-ce que la gestion des données de base dans SAP S4HANA et quel est l'impact sur les flux financiers et logistiques ?
Les données de base sont le pilier d'une gestion fiable des opérations
La gestion des données de base fait référence à la création, à la maintenance et à la mise à jour des informations essentielles sur les entités commerciales, telles que les clients, les fournisseurs, les matériaux et les partenaires commerciaux. Ces données de base fournissent les fondations nécessaires à tous les processus commerciaux et sont utilisées dans divers modules de SAP S4HANA. Par conséquent, une gestion précise et cohérente des données de base est essentielle pour garantir la fiabilité des informations et la cohérence des opérations.
Les données de base sont au coeur de tous les flux de l'entreprise
"Les données de base constituent le cœur de l'exécution de tous les flux" nous explique Abdoul, Chef de projet Supply Chain dernièrement en mission pour FocusTribes. "L'impact d'une mauvaise gestion des données de base peut se voir sur l'ensemble des flux financiers (en entraînant par exemple des retards de paiement fournisseurs), comme des flux physiques (en bloquant les livraisons)."
L'importance des données de base dans des projets S4Hana
"La majorité des projets S4Hana sont des projets de convergences des SI. La plupart du temps, le client possède une multitude de systèmes d'informations avec une multitude de sociétés et le but final est de les faire converger dans un système unique", ajoute Abdoul. Pour cela, l'ensemble des données de base doit être propre pour bien migrer dans le nouveau système, sans entraîner d'incohérence, de manque ou d'erreurs impactant la bonne marche du projet.
III- Les principaux enjeux de la gestion des données de base dans la mise en place d'un projet SAP S/4 Hana
En phase amont d'un projet SAP, les facteurs clés de succès sont d'avoir un référentiel de gestion commun et de données communes.
Ensuite, il est indispensable d'avoir une équipe d'assistance à maîtrise d'ouvrage (AMOA) dédiée aux données de base et à la gestion des données de base dans un projet SAP.
Un autre facteur important, c'est avant la phase de déploiement, en phase de réalisation et de migration dans un projet S/4HANA, de nettoyer les données passées afin de pouvoir créer des nouvelles données, dans le nouveau système, propre dès le départ.
IV- Les avantages d'une gestion efficace des données de base dans SAP S4HANA
Précision des informations
Une gestion appropriée des données de base garantit que les informations sur les entités commerciales sont correctes, complètes et à jour. Cela permet d'éliminer les erreurs potentielles et de garantir que les processus commerciaux sont basés sur des données précises. Des informations précises contribuent à des prises de décision plus éclairées, à des opérations fluides et à des relations commerciales solides avec les clients et les fournisseurs.
Intégration sans faille
SAP S4HANA est une solution intégrée qui relie différents modules fonctionnels tels que la finance, la logistique et la gestion des ressources humaines. Pour que cette intégration fonctionne de manière transparente, il est essentiel que les données de base soient gérées de manière cohérente à travers les modules. Cela permet d'éviter les doublons et les incohérences dans les informations, ce qui facilite la collaboration entre les différentes équipes et départements.
Performances améliorées
Des données de base bien gérées contribuent à des performances améliorées de SAP S4HANA. Lorsque les informations sont correctes et bien structurées, les processus se déroulent de manière plus fluide et les temps de traitement sont réduits. De plus, une gestion efficace des données de base facilite l'analyse des données, permettant aux entreprises de prendre des décisions plus rapides et plus éclairées pour rester compétitives sur le marché.
V- Les facteurs clés de succès pour une gestion efficace des données de base
En phase amont, définir un référentiel commun
Pour garantir une bonne cohérence des données, il faut s'y prendre tôt ! "La mise en place d'un référentiel commun en phase amont est un pré-requis pour la réussite du projet dans sa globalité ! Chez mon client, par exemple, au niveau de la Finance nous avons un plan de compte commun et un référentiel de gestion commun", nous explique aussi Nelson.
En phase de conception, définir un modèle de gestion adapté aux besoins des utilisateurs
"En phase de conception", complète Nelson, "on a la partie modélisation dans l'outil. Il est essentiel de bien comprendre le modèle de gestion pour choisir les bonnes données de base, c'est à dire les bons objets techniques. Par exemple, au niveau de la finance, définir comment on utilise les différents objets tels que les centres de coûts, les ordres internes, les OTP (organigramme technique de projet). Une fois que c'est en place, c'est très structurant pour l'avenir et à long terme et c'est très difficile à changer à posteriori."
"De plus, dans le cadre d'un projet opérationnel comme chez mon client, où l'on a un Core Model, il faut que celui-ci soit bien pensé pour que lorsqu'on le déploie sur l'ensemble des entités, cela puisse répondre à l'ensemble des besoins fonctionnels et que ça ne créé pas trop de disparités par rapport à ce Core model."
En phase de réalisation, bien soigner la phase de nettoyage des données
Comme évoqué précédemment, un projet S4Hana implique la migration de nombreuses données provenant de systèmes avec des strates de nombreux systèmes différents de part le passé. On se retrouve donc souvent avec des données clients ou fournisseurs qui sont doublonnées. La phase de nettoyage est donc capitale pour avoir des bases propres et ne pas reporter les erreurs dans le nouveau système et les tableaux de bord associés.
Après la migration, mettre en place un outil de gouvernance des données
"Après le GO LIVE, le maintien des données de base est un sujet en soi. L'entreprise vit, donc il faut créer de nouveaux objets, de nouveaux centres de coûts et de profits, de nouveaux modèles de gestion parfois. Je recommande donc de mettre en place, dans l'idéal, un outil de gouvernance des données (master data management), pour partager toujours des données propres et que le système reste un système intégré."
Comme en témoigne ainsi Nelson, établir des politiques claires sur la création, la modification et la suppression des données, ainsi que des processus de validation et de vérification des informations garantit la pérennité de l'outil sur le long terme. Les règles de gouvernance des données assurent ainsi la cohérence, l'intégrité et la qualité des données tout au long du cycle de vie de l'entreprise.
Impliquer et former les utilisateurs
Une gestion efficace des données de base repose également sur la sensibilisation dès l'amont du projet ainsi que la formation des utilisateurs. Il est important de former les utilisateurs sur les meilleures pratiques de gestion des données, les règles de gouvernance des données et les processus établis. Cela les aidera à comprendre l'importance des données de base et à contribuer activement à leur gestion adéquate. La formation continue est également essentielle pour s'adapter aux évolutions et aux mises à jour de SAP S/4HANA.
La gestion des données de base est un élément essentiel de la réussite d'un projet SAP S4HANA. Des données de base précises, cohérentes et bien gérées garantissent la fiabilité des informations, favorisent une intégration fluide et améliorent les performances globales de l'entreprise. En mettant en place des processus de gestion clairs dès l'amont, des contrôles de qualité des données, des règles de gouvernance, et une formation des utilisateurs, les organisations peuvent maximiser les avantages de SAP S4HANA et atteindre leurs objectifs commerciaux de manière plus efficace et efficiente. Une gestion proactive des données de base est la clé d'une transformation réussie et durable.
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