Freelance : Votre Guide Juridique, Fiscal & Social

En tant que freelance, chaque décision compte, et la gestion efficace de votre entreprise est cruciale pour garantir votre succès à long terme. Pour pouvoir jongler avec les exigences administratives, juridiques, sociales et fiscales, il est essentiel de bien connaître et de s'informer sur ces sujets pour éviter les pièges et optimiser ses affaires.

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Alexandra Moore, consultante indépendante de la communauté FocusTribes est spécialiste de l'accompagnement des salariés dans leur passage en freelance. Elle a fondé Simplance, une entreprise de conseil et d'accompagnement des cadres salariés souhaitant devenir indépendants. 

Cet article est une synthèse du Webinar du 1ᵉʳ février dernier où Alexandra nous a partagé ses conseils pour gérer au mieux les enjeux fiscaux, sociaux et juridiques de votre activité d'indépendant, et savoir comment les optimiser. Pour regarder le Replay complet de ce Webinar, cliquez juste ici :

SOMMAIRE

1. Bien gérer et optimiser sa fiscalité

2. Se protéger, prévoir, se former

3. Risques juridiques et pièges à éviter

Chaque année, il est crucial de se questionner sur son statut juridique. Ce choix influe significativement sur l'imposition, les cotisations, et en fin de compte les résultats financiers de votre activité. Ce statut peut aussi avoir un impact plus lointain sur votre retraite, il faut faire attention à bien choisir sa rémunération pour cotiser correctement pour votre retraite.

Dans le cas de l'EURL, la rémunération est plus avantageuse que dans une SASU, mais pour les dividendes, c'est l'inverse. À cause de cela, vous pourriez par exemple être tenté de privilégier les dividendes, car ils sont moins imposés, mais cela a pour effet de réduire votre rémunération, et donc in fine votre retraite. Il est donc primordial de bien avoir conscience de ces différences entre les statuts et de réévaluer constamment sa situation pour adapter au mieux son statut aux différents changements de vie ou d'activité qui pourraient survenir.

À noter que le changement de statut juridique a effectivement un coût, mais il peut être rentabilisé très rapidement dans certains cas.

" Dans mon cas, témoigne Alexandra, j'ai réussi à rentabiliser mon changement de statut de SASU vers EURL en à peine un mois."

Cette dernière conseille donc de se poser cette question de statut tous les ans, lors de la clôture de l'exercice comptable par exemple. 

Faire un suivi prévisionnel permet d'être au courant des dépenses à venir et de savoir comment les anticiper. Bien souvent, les paiements peuvent être lissés mensuellement. Cela permet d'avoir une vision claire et régulière et d'éviter les mauvaises surprises.

Plus vos dépenses seront régulières, et plus vous pourrez anticiper vos dépenses mois par mois. L'idée principale est en fait de réussir à estimer le plus vite et le plus tôt possible toutes les charges et produits qui seront réalisés sur l'année, et plus particulièrement mois par mois. 

Il n'y a pas de formule miracle pour réduire drastiquement ses impôts, mais en s'y prenant à l'avance et en anticipant, il est tout à fait possible de les optimiser. S'il y a bien un point à retenir, c'est le seuil de 42 500€ de bénéfices concernant l'Impôt sur les Sociétés. En effet, une fois dépassé ce seuil, le taux d'IS passe de 15% à 25%. Ensuite, la meilleure façon d'optimiser est de bien penser à passer un maximum de charges via sa société. En effet, celles-ci ne sont pas soumises aux cotisations et impositions, permettent de baisser le résultat, et donc de ne pas dépasser le seuil des 15% d'IS.

Tout ne peut évidemment pas être pris en charge par votre société et il faudra bien faire attention à se renseigner sur quelles charges peuvent l'être pour éviter toute fraude. On pense notamment aux forfaits internet, téléphone ou encore les banales notes de frais telles que des déjeuners, etc.

Enfin, vous pouvez bénéficier d'un crédit d'impôt grâce à certaines dépenses, et plus particulièrement les CESU, les dons ou encore les formations.

Cette section complète la précédente sur le choix du statut de l'entreprise, en mettant l'accent sur son impact direct sur la gestion des cotisations sociales.

En tant que freelance, les cotisations sociales représentent généralement l'une des charges les plus importantes, mais il est essentiel de se rappeler qu'elles sont ajustables en fonction du chiffre d'affaires et des résultats obtenus. Par défaut, elles sont calculées sur des données passées, ce qui peut poser un problème en cas d'activité irrégulière, entraînant des résultats déconnectés de la réalité.

Pour les Travailleurs Non Salariés (TNS, comme dans une EURL), le premier exercice peut être basé sur un forfait par défaut, ajusté l'année suivante. Il est possible de demander à l'URSSAF d'adapter ce forfait aux revenus prévisionnels, évitant ainsi des régularisations importantes. À partir de la deuxième année, la mensualisation des cotisations peut être demandée pour mieux répartir les charges. En anticipant une période de baisse d'activité, demander un étalement ou une réduction des cotisations, sans frais, peut éviter des avancements de trésorerie inutiles.

Ici, il faut être très vigilant puisque selon votre statut, vous êtes plus ou moins protégé. Dans le cas d'un TNS, la protection pour maladie grave ou accident est vraiment précaire et insuffisante, il faut bien penser à souscrire une prévoyance complémentaire. Le coût de celle-ci est en général estimé à 2% à 3% des revenus et elle est partiellement déductible des impôts. De même pour la retraite, il faut penser à la compléter via d'autres solutions ; on pense notamment au Plan d'Épargne Retraite (PER) ou bien à d'autres investissements complémentaires plutôt personnels.  

En tant que freelance, vous continuez de cotiser pour votre Compte Personnel de Formation (CPF) à hauteur de 500€ par an. Il faut aussi savoir que votre Fonds d'Assurance Formation (FAF) peut prendre en charge vos formations sous certaines conditions, le montant dépend du code APE de votre activité. Le fonds pour les consultants est le FIFPL. Il suffit d'aller sur leur site pour se renseigner quant à vos possibilités de prise en charge de vos formations.

Enfin, vous pouvez aussi bénéficier d'un crédit d'impôt pour vos formations, à hauteur de 40 heures par an, soit environ 450€ sur l'année. 

La Responsabilité Civile Professionnelle (RC Pro) est une assurance facultative, mais obligatoire pour travailler avec la plupart des clients. Cette assurance vise à vous protéger vous et votre client en cas de dommage causé, comme une erreur ou un bug qui engendrerait une perte significative de chiffre d'affaires.

Il existe aussi la RC d'Exploitation, qui peut protéger votre local et votre stock si vous en avez, ou encore les accidents qui pourraient survenir, comme un incendie que vous auriez malencontreusement déclenché.

Ces deux assurances viennent donc vous protéger des dommages causés à vous ou à votre client, mais elles peuvent aussi dans certains cas proposer des services annexes, comme des Comités d'Entreprises, qui vous proposent des réductions sur des loisirs et des voyages, ou encore une protection juridique.

Comme dit précédemment, certaines RC Pro intègrent une protection juridique. Vous pouvez alors les solliciter pour recouvrir vos impayés.

Vous avez aussi le droit de contacter le médiateur des entreprises pour vous aider à vous faire rembourser.

Enfin, il existe d'autres services complémentaires payants, qui vont en général vous demander une certaine somme d'argent ou une partie de la somme recouvrée pour aller contacter le client à votre place.

Soyez vigilant face aux arnaques fréquentes dans le monde du freelance !

1 - Évitez les demandes d'inscription à des registres prétendument obligatoires, car ces formalités sont généralement prises en charge lors de la création de votre entreprise.

2 - Assurez-vous toujours de séparer vos comptes personnel et professionnel, car utiliser le compte professionnel pour des dépenses personnelles est illégal et constitue un abus de bien social, sauf en micro-entreprise. Pour retirer des fonds de votre entreprise, privilégiez les notes de frais avec facture, les salaires et les dividendes. En cas d'erreur, réagissez rapidement en effectuant un virement correctif, et informez-en votre expert-comptable pour démontrer votre bonne foi lors d'un contrôle éventuel.

3 - Si vous travaillez avec des clients particuliers, respectez l'obligation légale de souscrire à la médiation de la consommation.

4 - Enfin, gardez à l'esprit les règles du RGPD pour le stockage des données personnelles, en précisant clairement la raison de leur conservation et la durée prévue. Effectuez un suivi régulier pour démontrer votre conformité et supprimez les données dont vous n'avez plus besoin.