En el cambiante panorama tecnológico actual, las empresas recurren cada vez más a soluciones integradas como SAP S4HANA para gestionar sus operaciones comerciales. SAP S4HANA es una plataforma avanzada de planificación de recursos empresariales (ERP) que ofrece visibilidad en tiempo real y capacidades de gestión integradas en todos los niveles de una organización. Sin embargo, para aprovechar al máximo esta potente solución, es esencial comprender e implementar una gestión eficaz de los datos maestros.
Este artículo, basado en las opiniones combinadas de dos consultores expertos en SAP S4Hana de nuestra comunidad FocusTribes, explica lo que representan estos datos y las ventajas particulares que supone para las empresas gestionarlos de forma eficaz. Por último, destaca la atención particular que debe prestarse a estos datos en todas las fases de un proyecto SAP S4Hana, y esboza las mejores prácticas a seguir para lograr resultados óptimos.
- Los datos maetros son la piedra angular de una gestión fiable de las operaciones
La gestión de datos maestros hace referencia a la creación, el mantenimiento y la actualización de información esencial sobre entidades empresariales, como clientes, proveedores, materiales y socios comerciales. Estos datos maestros proporcionan la base necesaria para todos los procesos empresariales y se utilizan en varios módulos de SAP S4HANA. Por lo tanto, una gestión de datos maestros precisa y coherente es esencial para garantizar una información fiable y unas operaciones coherentes.
- Los datos maestros están en el centro de todos los flujos empresariales
"Los datos maestros están en el centro de la ejecución de todos los flujos", explica Abdoul, Gestor de Proyecto de Supply Chain actualmente en misión para FocusTribes. "El impacto de una mala gestión de los datos maestros puede verse en todos los flujos financieros (causando retrasos en el pago a proveedores, por ejemplo), así como en los flujos físicos (bloqueando las entregas)."
- La importancia de los datos maestros en los proyectos S4Hana
"La mayoría de los proyectos S4Hana son proyectos de convergencia de SI. La mayoría de las veces, el cliente tiene multitud de sistemas de información con multitud de empresas, y el objetivo final es convergerlos en un único sistema", añade Abdoul. Para lograrlo, todos los datos básicos deben estar limpios para poder migrar sin problemas al nuevo sistema, sin incoherencias, lagunas o errores que repercutan en el buen funcionamiento del proyecto.
Nelson, gestor de proyectos de Finanzas, es freelance y miembro de la comunidad desde hace cinco años. Nos cuenta sobre su trabajo con FocusTribes para un cliente del sector manufacturero, y discute la importancia de la gestión de datos maestros en la ejecución de un proyecto SAP S4Hana.
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Me llamo Nelson Gomes.
Tengo 25 años de experiencia en Finanzas y Sistemas de Información. Mi primera experiencia fue como controlador de gestión durante unos diez años. Después me pasé al sector de los sistemas de información y, más concretamente, al mundo SAP.
Gracias a FocusTribes, actualmente estoy trabajando en un proyecto de implementación de SAP en Imerys, un importante grupo industrial francés internacional.
Lo que me gusta de FocusTribes es la oportunidad de ser independiente y al mismo tiempo formar parte de una comunidad dentro de una organización que promueve este modelo de trabajo, poder trabajar con gente de muy alta calidad, siendo independiente, con un espíritu colectivo de compartir y también con grandes habilidades interpersonales.
En las primeras fases de un proyecto SAP, los factores clave del éxito son disponer de un repositorio común de gestión y de datos comunes.
A continuación, es esencial contar con un equipo dedicado a los datos maestros y a su gestión en un proyecto SAP.
Otro factor importante es limpiar los datos anteriores durante las fases de implantación y migración, para poder crear nuevos datos en el nuevo sistema, limpios desde el principio.
- Exactitud de la información
Una gestión adecuada de los datos maestros garantiza que la información sobre las unidades de negocio sea correcta, completa y esté actualizada. Esto elimina posibles errores y garantiza que los procesos empresariales se basen en datos precisos. Una información precisa contribuye a una toma de decisiones más informada, a la fluidez de las operaciones y a unas relaciones comerciales sólidas con clientes y proveedores.
- Integración perfecta
SAP S4HANA es una solución integrada que vincula diferentes módulos funcionales como finanzas, logística y gestión de recursos humanos. Para que esta integración funcione a la perfección, es esencial que los datos maestros se gestionen de forma coherente en todos los módulos. De este modo se evitan duplicidades e incoherencias en la información, lo que facilita el trabajo conjunto de los distintos equipos y departamentos.
- Mejora del rendimiento
Unos datos maestros bien gestionados contribuyen a mejorar el rendimiento de SAP S4HANA. Cuando la información es correcta y está bien estructurada, los procesos se ejecutan con mayor fluidez y se reducen los tiempos de procesamiento. Además, una gestión eficaz de los datos maestros facilita el análisis de los datos, lo que permite a las empresas tomar decisiones más rápidas y fundamentadas para seguir siendo competitivas en el mercado.
- En la fase previa, definir un marco de referencia común
Para garantizar la coherencia de los datos, hay que empezar pronto. "Poner en marcha un repositorio común en una fase temprana es un requisito previo para el éxito del proyecto en su conjunto. En el departamento financiero de mi cliente, por ejemplo, tenemos un plan contable común y un repositorio de gestión común", explica Nelson.
- En la fase de diseño, definir un modelo de gestión adaptado a las necesidades de los usuarios
"En la fase de diseño", añade Nelson, "tenemos la parte de modelización de la herramienta. Es esencial conocer bien el modelo de negocio para elegir los datos maestros correctos, es decir, los objetos técnicos adecuados. Por ejemplo, en finanzas, tenemos que definir cómo utilizamos los distintos objetos, como los centros de coste, las órdenes internas y los OTP. Una vez establecido esto, resulta muy estructurante para el futuro y a largo plazo, y es muy difícil cambiarlo a posteriori.
"Es más, en el contexto de un proyecto como el de mi cliente, en el que tenemos un Core Model, tiene que estar bien pensado para que, cuando lo despleguemos en todas las entidades, pueda satisfacer todas las necesidades y no cree demasiadas disparidades en relación con este Core Model ."
- Durante la fase de construcción, prestar especial atención a la fase de limpieza de los datos
Como se mencionó anteriormente, un proyecto S4Hana implica migrar muchos datos de sistemas con capas de muchos sistemas diferentes del pasado. Como resultado, a menudo acabamos con datos de clientes o proveedores duplicados. Por lo tanto, la fase de limpieza es vital para garantizar que las bases de datos estén limpias y que los errores no se trasladen al nuevo sistema.
- Tras la migración, implantar una herramienta de gobernanza de datos
"Después del GO LIVE, el mantenimiento de los datos maestros es un tema en sí mismo. El negocio sigue vivo, por lo que hay que crear nuevos objetos, nuevos centros de costes y beneficios y, a veces, nuevos modelos de gestión. Por eso recomiendo que, en el mejor de los casos, se ponga en marcha una herramienta de gobernanza de datos maestros para garantizar que siempre se comparten los datos propios y que el sistema permanece integrado."
Como atestigua Nelson, establecer políticas claras sobre la creación, modificación y supresión de datos, así como procesos de validación y verificación de la información, garantiza la viabilidad a largo plazo de la herramienta. Las normas de gobernanza de datos garantizan la coherencia, integridad y calidad de los datos a lo largo de todo el ciclo de vida de la empresa.
- Involucrar y formar a los usuarios
Una gestión eficaz de los datos maestros también depende de la concienciación en las primeras fases del proyecto y de la formación de los usuarios. Es importante formar a los usuarios en las mejores prácticas de gestión de datos, las normas de gobernanza de datos y los procesos establecidos. Esto les ayudará a comprender la importancia de los datos maestros y a contribuir activamente a su correcta gestión. La formación continua también es esencial para adaptarse a los cambios y actualizaciones de SAP S4HANA.
La gestión de datos maestros es un elemento esencial para el éxito de un proyecto SAP S4HANA. Unos datos maestros precisos, coherentes y bien gestionados garantizan una información fiable, promueven una integración sin fisuras y mejoran el rendimiento general de la empresa. Mediante la implantación de procesos empresariales claros desde el principio, controles de calidad de los datos, normas de gobernanza y formación de los usuarios, las organizaciones pueden maximizar las ventajas de SAP S4HANA y alcanzar sus objetivos empresariales de forma más eficaz y eficiente. La gestión proactiva de los datos maestros es la clave de una transformación exitosa y sostenible.
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