En las empresas, los equipos suelen estar dirigidos por gestores especializados, lo que optimiza su rendimiento y cohesión. Cuando surge un proyecto de gran envergadura, un responsable funcional, que puede ser interno o externo, interviene para gestionarlo. Este coordinador se encarga de coordinar a los equipos, que permanecen bajo la supervisión de su superior jerárquico, y les asigna tareas específicas. En FocusTribes, nuestros consultores a menudo desempeñan el papel de director funcional y guían a nuestros clientes hacia el éxito en sus proyectos. Descubra nuestra experiencia en... consultoría de gestión.
CONTENIDO
1. ¿Qué es la gestión funcional?
2. Las 5 grandes ventajas de la gestión funcional
3. Las 5 principales desventajas de la gestión funcional
4. Un ejemplo concreto de gestión funcional
5. 10 consejos para aplicar la gestión funcional en su empresa
En la mayoría de las empresas, los equipos están organizados por líneas de negocio (Finanzas, Marketing, RR. HH. etc.) y dirigidos por directivos expertos en su campo. Este modelo de gestión favorece el rendimiento de cada departamento, mejora la calidad de los productos o servicios y refuerza la cohesión general de la empresa. Es como si cada equipo tuviera su propio experto que guiara al grupo hacia objetivos comunes. Sin embargo, cuando se lanzan proyectos de gran envergadura, un manager funcional, el jefe de proyecto, interviene para dirigir estas iniciativas.
El manager funcional gestiona el proyecto y se asegura de su desarrollo, al tiempo que coordina a los equipos que siguen bajo la autoridad de su superior jerárquico. Este modo de colaboración permite a los empleados contribuir al éxito del proyecto sin cambiar de departamento. En FocusTribes, muchos consultores asumen el papel de gerente funcional para apoyar a nuestros clientes en la implementación de sus proyectos.
Con un manager funcional al frente del proyecto, se facilita la coordinación entre las distintas líneas de negocio, se reducen los silos y se garantiza una mejor comunicación y alineación con los objetivos del proyecto.
Este modelo de gestión permite a las empresas adaptarse rápidamente a las necesidades cambiantes de los proyectos, movilizando recursos de distintos equipos sin moverlos de su estructura jerárquica original.
El responsable funcional desempeña un papel central al asignar tareas precisas a los miembros del equipo, lo que clarifica las responsabilidades y aumenta el compromiso de los empleados con el éxito del proyecto.
Al permitir que los equipos permanezcan bajo la dirección de su jefe de línea mientras colaboran con el responsable funcional, la empresa maximiza el uso de sus recursos humanos sin perturbar las operaciones cotidianas.
La doble dirección (de línea y funcional) puede crear conflictos de autoridad y ambigüedad sobre las prioridades, sobre todo si las directrices de los directores de línea y funcionales divergen. Puede surgir un problema de legitimidad.
La necesidad de coordinación entre varios directivos puede complicar la comunicación, lo que da lugar a malentendidos y a un flujo de información deficiente dentro de los equipos.
Los empleados pueden sobrecargarse al tener que compaginar sus tareas habituales con las asignadas por el responsable funcional, lo que puede afectar negativamente a su rendimiento general y provocar estrés.
Con varios directivos implicados, puede ser difícil determinar quién es responsable de cada resultado, lo que puede llevar a una dilución de las responsabilidades y a una falta de rendición de cuentas clara.
Los equipos pueden mostrar cierta resistencia a ser dirigidos por un responsable funcional ajeno a su jerarquía habitual, lo que puede afectar a la motivación y el compromiso de los empleados con el proyecto.
Los proyectos internacionales de implantación y despliegue de SAP son buenos ejemplos de organizaciones sujetas a gestión funcional. En Focustribes, colocamos con regularidad a directores de programa o jefes de proyecto en estos puestos de gestión funcional. El consultor es responsable de la coordinación de los equipos empresariales en el marco del programa. Los empleados de las distintas divisiones seguirán rindiendo cuentas a sus superiores jerárquicos, pero estarán parcial o totalmente liberados de sus responsabilidades cotidianas. En cambio, se les asignarán responsabilidades específicas para llevar a buen término el proyecto.
En otro ejemplo, en uno de nuestros clientes del sector alimentario, el puesto de Business Relationship Manager Finance depende jerárquicamente del director financiero de Francia, ya que vive y trabaja en la sede francesa. Su función es servir de puente entre el equipo local de finanzas y el equipo informático del grupo, que está repartido por todo el mundo, en el marco de un proyecto de implantación de nuevas herramientas informáticas. Su jefe funcional es, por tanto, el director de TI del Grupo, ya que trabaja a diario en este gran proyecto, pero su superior jerárquico es local.
El puesto de responsable funcional es adecuado para personas que hayan alcanzado un alto nivel de liderazgo y preparación de equipos, sobre todo en proyectos a gran escala.