A primera vista, el tema de la captura automatizada de facturas de proveedores puede parecer confinado a un público de expertos en cuentas por pagar o en informática.
Sin embargo, Olivier Herlet, Director Asociado de Focustribes, nos explicó el 20 de junio que las iniciativas o proyectos encaminados a implantar la automatización de las facturas de proveedores requieren la participación de muchos actores de la cadena Procure to Pay.
Olivier HERLET - Associate Director FocusTribes y Business Transformation Project Manager es un consultor especializado en procesos P2P para proyectos de transformación.
De hecho, el éxito de estos proyectos depende de la colaboración de varias partes interesadas, incluidos los departamentos de compras, contabilidad, finanzas e informática, así como los propios proveedores. Cada uno de ellos desempeña un papel crucial a la hora de garantizar una integración fluida y eficaz de los procesos automatizados, mejorar la precisión de los datos, reducir los errores manuales y optimizar los flujos de trabajo.
La automatización de las facturas de los proveedores es un reto importante para las empresas que desean optimizar sus procesos financieros. En este artículo, exploraremos en detalle este concepto, sus ventajas, los obstáculos que hay que superar y la importancia de un enfoque interfuncional. Nuestro objetivo es inspirarle y proporcionarle la información que necesita para tomar decisiones informadas sobre la automatización.
La automatización de las facturas de los proveedores consiste en utilizar programas informáticos para gestionar automáticamente el tratamiento de las facturas, reduciendo así la intervención manual. A diferencia del procesamiento manual, que suele ser lento y propenso a errores, la automatización permite procesar las facturas con rapidez y precisión, desde el momento en que se reciben hasta que se pagan.
Las etapas tradicionales del procesamiento manual de facturas incluyen la recepción de facturas en papel o electrónicas, la introducción de datos, la verificación y aprobación de las facturas y, por último, el pago. Cada etapa es susceptible de retrasos y errores. La automatización, en cambio, simplifica estos procesos integrando tecnologías avanzadas como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y la inteligencia artificial para extraer datos de las facturas, validarlas automáticamente y encaminarlas a su aprobación y pago sin intervención humana.
Pero cuidado, porque las definiciones pueden variar de una empresa a otra.
Todas coinciden en la ausencia de intervención humana, pero ¿se tiene en cuenta el flujo de principio a fin, o sólo una parte de la organización?
- Factura conciliada con un pedido
- Factura conciliada Y contabilizada
- ¿Factura "aparcada" automáticamente?
Para evitar malentendidos y obtener una lectura correcta, Olivier recomienda tomar las siguientes precauciones desde el principio del proyecto:
1) Acordar internamente una definición común clara.
2) En caso de benchmarking, dar prioridad a las comparaciones entre empresas del mismo grupo o sector de actividad.
Hay una serie de obstáculos que superar:
Elija el software que mejor se adapte a sus necesidades, teniendo en cuenta criterios objetivos:
1- Funcionalidad:
Asegúrese de que el software ofrece todas las funciones que su empresa necesita, como el escaneado de facturas, una potente herramienta de reconocimiento de facturas (OCR) y la integración con su ERP. Si su organización ya utiliza un ERP, debe realizar un diagnóstico para averiguar qué puede hacer.
Por ejemplo, funciones avanzadas como la extracción automática de datos, el cotejo de pedidos de compra y la validación de facturas pueden mejorar significativamente la eficiencia.
2- Coste:
Compare los costes de las distintas soluciones, teniendo en cuenta los gastos de licencia, mantenimiento y formación. Es importante calcular el rendimiento potencial de la inversión (ROI), teniendo en cuenta el ahorro de costes y el aumento de la productividad.
3- Atención al cliente:
Elija un proveedor que ofrezca un servicio de atención al cliente fiable y receptivo, para ayudarle con cualquier problema o duda que pueda tener. Un buen soporte puede marcar una diferencia significativa en la implantación y el uso diario del software. Para una empresa que desee automatizar sus procesos de facturación, es fundamental evaluar detenidamente estos criterios. Por ejemplo, una empresa de servicios profesionales podría dar prioridad a una estrecha integración con sus sistemas ERP existentes, mientras que una empresa de fabricación podría centrarse en una funcionalidad específica de procesamiento de pedidos de compra.
Este proceso de automatización de la introducción de facturas de proveedores requiere en primer lugar el uso de pedidos de compra. No todas las compras realizadas sin una orden de compra previa, como los servicios de transporte, pueden incluirse en este proceso.Además, los pedidos deben recibirse antes de la facturación. Sin embargo, en algunos sectores, puede haber un desfase entre la fecha de recepción de las mercancías y la fecha de emisión de las facturas.
Para garantizar un flujo fluido, los números de pedido deben figurar en las facturas.
Por último, el IVA puede ser un asunto complicado en algunos países. Es necesario anticiparse a esta dificultad estableciendo una revisión de los códigos del IVA con los departamentos de finanzas y contabilidad.
Los empleados pueden procesar más facturas (PO) en menos tiempo, lo que aumenta la productividad general del equipo financiero al reducir la cantidad de interacción entre los contables y el personal de compras. Una encuesta de Levvel Research de 2018 descubrió que los departamentos de contabilidad que adoptaron la automatización experimentaron un aumento del 75 % en la productividad.
Los procesos automatizados reducen el tiempo que se tarda en procesar cada factura, lo que permite a los empleados centrarse en tareas de mayor valor añadido. Según un estudio de 2018 del Institute of Finance & Management (IOFM), las empresas que han automatizado sus procesos de gestión de facturas han reducido el tiempo de procesamiento de las mismas entre un 60 y un 80%.
Al eliminar la necesidad de introducir datos manualmente, la automatización reduce los errores de datos, lo que garantiza una mayor precisión y fiabilidad. Un estudio de 2018 del American Productivity & Quality Center (APQC) concluyó que la automatización puede reducir los errores de introducción de datos en un 90 %.
Menos tiempo dedicado a tareas administrativas se traduce en ahorro de costes y mejor asignación de recursos. Según un informe de 2023 de Ardent Partners, las empresas ahorran una media del 80 % en costes de procesamiento de facturas gracias a la automatización.
Analice sus procesos actuales e identifique áreas de mejora mediante la automatización. Es importante conocer los volúmenes de facturas procesadas, las fuentes de las facturas (papel, PDF, EDI) y los puntos débiles específicos del proceso actual.
Elija el software que mejor se adapte a sus necesidades, teniendo en cuenta los criterios mencionados anteriormente. Una fase piloto con varios proveedores puede ser útil para evaluar el rendimiento real de las soluciones propuestas.
Forme a su equipo en el uso del nuevo software para garantizar una transición fluida. La formación debe abarcar no solo el uso del software, sino también los nuevos procedimientos y las mejores prácticas para aprovechar al máximo las ventajas de la automatización.
Garantice una integración fluida con sus sistemas actuales para evitar interrupciones. Colaborar estrechamente con el departamento informático y el proveedor de software es esencial para que la integración sea un éxito.
Supervisar el rendimiento y ajustar los procesos para maximizar las ventajas de la automatización. Utilice indicadores clave de rendimiento (KPI) como el tiempo de procesamiento de las facturas, la tasa de reducción de errores y el ahorro de costes para evaluar la eficacia de la solución automatizada.
Si aplica estos pasos metódicamente, podrá garantizar una transición satisfactoria a la automatización de las facturas de proveedores, con beneficios tangibles en términos de tiempo, precisión y costes.
En FocusTribes, apoyamos a nuestros clientes en sus proyectos de automatización de captura de facturas de proveedores ofreciéndoles una profunda experiencia y un enfoque personalizado. Ayudamos a las empresas a evaluar sus necesidades, seleccionar e integrar las mejores soluciones de software, al tiempo que garantizamos una gestión eficaz de los datos y un soporte continuo. Nuestra metodología también incluye una gestión proactiva del cambio para garantizar una adopción sin problemas por parte de los equipos internos. Trabajando en estrecha colaboración con nuestros clientes, nos aseguramos de que cada etapa de la automatización se optimiza para maximizar las ganancias de productividad y el ahorro de costes. Si está pensando en automatizar sus procesos de facturación, póngase en contacto con nosotros para hablar de sus necesidades y descubrir cómo podemos ayudarle a alcanzar sus objetivos.
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Queremos agradecer a nuestros expertos su valiosa contribución a este evento. Sus conocimientos y acertados consejos permitieron a los participantes profundizar en la automatización de las facturas de proveedores y desarrollar estrategias eficaces para optimizar sus procesos financieros.
La gestión de las facturas de proveedores es un aspecto esencial de la vida empresarial, y es importante dedicar tiempo y esfuerzo a optimizarla. Esperamos que esta repetición le proporcione algunas respuestas y soluciones prácticas que le ayuden a superar los retos de la automatización y a mejorar su eficacia operativa.
No dude en hacernos llegar sus comentarios y preguntas. Estamos aquí para acompañarle en su camino hacia una gestión financiera optimizada gracias a la automatización de las facturas de proveedores.
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