Le sujet de la saisie automatique des factures fournisseurs peut sembler de prime abord limité à une audience d’experts en comptabilité fournisseurs ou d’experts IT.
Cependant, Olivier Herlet, directeur associé chez Focustribes, nous a expliqué, le 20 juin dernier, que les initiatives ou projets visant à mettre en place l’automatisation des factures fournisseurs nécessitent l’implication de nombreux acteurs de la chaîne Procure to Pay.
Olivier HERLET - Directeur Associé FocusTribes et Business Transformation Project Manager est consultant spécialisé dans les process P2P des projets de transformation.
En effet, la réussite de tels projets dépend de la collaboration de diverses parties prenantes, notamment les départements des achats, de la comptabilité, de la finance et des technologies de l’information, ainsi que des fournisseurs eux-mêmes. Chaque acteur joue un rôle crucial pour assurer une intégration fluide et efficace des processus automatisés, améliorer la précision des données, réduire les erreurs manuelles, et optimiser les flux de travail.
L'automatisation des factures fournisseurs est un enjeu majeur pour les entreprises souhaitant optimiser leurs processus financiers. Dans cet article, nous allons explorer en détail ce process, ses avantages, les obstacles à surmonter et l'importance d'une approche transversale. Notre objectif est de vous inspirer et de vous fournir les informations nécessaires pour prendre des décisions éclairées en matière d'automatisation.
L'automatisation des factures fournisseurs consiste à utiliser des logiciels pour gérer le traitement des factures de manière automatique, réduisant ainsi l'intervention manuelle. Contrairement au traitement manuel, qui est souvent lent et sujet aux erreurs, l'automatisation permet un traitement rapide et précis des factures, du moment de leur réception jusqu'à leur paiement.
Les étapes traditionnelles du traitement manuel des factures comprennent la réception des factures papier ou électroniques, la saisie des données, la vérification et l'approbation des factures, et enfin le paiement. Chaque étape est susceptible de retards et d'erreurs. En revanche, l'automatisation simplifie ces processus en intégrant des technologies avancées comme la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l'intelligence artificielle pour extraire les données des factures, les valider automatiquement et les acheminer pour approbation et paiement sans intervention humaine.
Mais attention, car les définitions peuvent-être variables selon les entreprises.
Elles se rejoignent sur l’absence d’intervention humaine, mais le flux end-to-end est-il pris en compte ou seulement une partie dans l'organisation ?
- Facture rapprochée à une commande
- Facture rapprochée ET comptabilisée
- Facture “parquée” automatiquement ?
Pour éviter les incompréhensions et avoir la bonne grille de lecture, Olivier recommande de prendre les précautions suivantes dès l'amont du projet :
1.Convenir en interne d’une définition commune claire.
2.En cas de benchmark, privilégier les comparaisons entre sociétés du même groupe ou du même secteur d’activité
Les obstacles à lever sont de plusieurs ordres :
Choisissez le logiciel qui répond le mieux à vos besoins, en tenant compte des critères objectifs :
1- Fonctionnalistés :
Assurez-vous que le logiciel offre toutes les fonctionnalités nécessaires à votre entreprise, comme la numérisation des factures, un outil de reconnaissance des factures performant (OCR) et l'intégration avec votre ERP. Si votre organisation utilise déjà un ERP, il est alors nécessaire de faire un diagnostic pour connaître les capacités de celui-ci.
Par exemple, des fonctionnalités avancées comme l'extraction automatique des données, la correspondance des commandes d'achat et la validation des factures peuvent considérablement améliorer l'efficacité.
2- Coût :
Comparez les coûts des différentes solutions, en tenant compte des frais de licence, de maintenance et de formation. Il est important de calculer le retour sur investissement (ROI) potentiel en prenant en compte les économies de coûts et les gains de productivité.
3- Support Client :
Choisissez un fournisseur offrant un support client fiable et réactif, pour vous accompagner en cas de problèmes ou de questions. Un bon support peut faire une différence significative dans la mise en œuvre et l'utilisation quotidienne du logiciel. Pour une entreprise cherchant à automatiser ses processus de facturation, une évaluation minutieuse de ces critères est cruciale. Par exemple, une société de services professionnels pourrait prioriser une intégration étroite avec ses systèmes ERP existants, tandis qu'une entreprise manufacturière pourrait se concentrer sur des fonctionnalités spécifiques de traitement des commandes d'achat.
Ce processus d'automatisation de la saisie des factures fournisseurs nécessite d'abord l'utilisation de bons de commande. En effet, tous les achats réalisés sans bon de commande en amont, comme par exemple les prestations de transport, ne peuvent pas rentrer dans ce process.
Par ailleurs, les réceptions des bons de commande doivent être réalisées en amont de la facturation. Or, dans certains secteurs, il peut y avoir des décalages entre la date de reception des marchandises et la facturation.
Aussi, pour que le flux soit fluide, les numéros de commande doivent figurer sur les factures.
Enfin, le sujet de la TVA peut-être compliqué dans certains pays. Il est nécessaire d'anticiper cette difficulté en mettant en place une revue des codes TVA avec les services finance et IT et en demandant aux fournisseurs de les indiquer dans les factures. Une bonne prise en compte des ces elements permet de gagner du temps et de réduire les erreurs de saisie.
Au-delà du taux de factures saisies automatiquement (x4 sur certaines entités) une initiative de ce type permet d’améliorer la qualité du flux P2P.
Les employés peuvent traiter plus de factures (PO) en moins de temps, augmentant ainsi la productivité globale de l'équipe financière en réduisant le nombre d’interaction entre les comptables et les approvisionneurs. Une enquête de Levvel Research de 2018 a montré que les départements comptables ayant adopté l'automatisation ont vu une augmentation de 75 % de la productivité.
Les processus automatisés réduisent le temps nécessaire pour traiter chaque facture, permettant aux employés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Selon une étude de 2018 de l'Institute of Finance & Management (IOFM), les entreprises qui ont automatisé leurs processus de gestion des factures ont réduit de 60 à 80 % le temps de traitement des factures.
En éliminant le besoin de saisie manuelle, l'automatisation diminue les erreurs de données, assurant une meilleure précision et fiabilité. Une étude menée par l'APQC (American Productivity & Quality Center) en 2018 a révélé que l'automatisation peut réduire de 90 % les erreurs de saisie.
Moins de temps passé sur les tâches administratives se traduit par des économies de coûts et une meilleure allocation des ressources. Selon un rapport d'Ardent Partners de 2023, les entreprises économisent en moyenne 80 % sur les coûts de traitement des factures grâce à l'automatisation.
Analysez vos processus actuels et identifiez les points à améliorer grâce à l'automatisation. Il est important de comprendre les volumes de factures traitées, les sources des factures (papier, PDF, EDI), et les points de douleur spécifiques dans le processus actuel.
Choisissez le logiciel qui répond le mieux à vos besoins, en tenant compte des critères mentionnés précédemment. Une phase pilote avec plusieurs fournisseurs peut être utile pour évaluer les performances réelles des solutions proposées.
Formez votre équipe à l'utilisation du nouveau logiciel pour assurer une transition fluide. La formation doit couvrir non seulement l'utilisation du logiciel mais aussi les nouvelles procédures et les meilleures pratiques pour maximiser les avantages de l'automatisation.
Assurez une intégration harmonieuse avec vos systèmes actuels pour éviter les disruptions. Travailler étroitement avec votre service informatique et le fournisseur de logiciels est essentiel pour une intégration réussie.
Surveillez les performances et ajustez les processus pour maximiser les bénéfices de l'automatisation. Utilisez des indicateurs de performance clés (KPI) comme le temps de traitement des factures, le taux de réduction des erreurs et les économies de coûts pour évaluer l'efficacité de la solution automatisée.
En mettant en œuvre ces étapes de manière méthodique, vous pouvez assurer une transition réussie vers l'automatisation des factures fournisseurs, avec des bénéfices tangibles en termes de temps, de précision et de coûts.
Chez FocusTribes, nous accompagnons nos clients dans leurs projets d'automatisation de la saisie des factures fournisseurs en offrant une expertise approfondie et une approche personnalisée. Nous aidons les entreprises à évaluer leurs besoins, à choisir et à intégrer les meilleures solutions logicielles, tout en assurant une gestion efficace des données et un support continu. Notre méthodologie inclut également une gestion proactive du changement pour garantir une adoption fluide par les équipes internes. En collaborant étroitement avec nos clients, nous nous assurons que chaque étape de l'automatisation soit optimisée pour maximiser les gains de productivité et les économies de coûts. Si vous envisagez d'automatiser vos processus de facturation, n'hésitez pas à nous contacter pour discuter de vos besoins et découvrir comment nous pouvons vous aider à atteindre vos objectifs.
Si vous avez malheureusement manqué notre dernier webinar sur l'automatisation des factures fournisseurs, ne vous inquiétez pas !
La gestion des factures fournisseurs est un aspect essentiel de la vie d'une entreprise, et il est important de consacrer du temps et des efforts pour l'optimiser. Nous espérons que ce replay vous apportera des réponses et des solutions concrètes pour relever les défis liés à l'automatisation et améliorer votre efficacité opérationnelle.
N'hésitez pas à partager vos commentaires et vos questions avec nous. Nous sommes là pour vous accompagner dans votre parcours vers une gestion financière optimisée grâce à l'automatisation des factures fournisseurs.
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