En un mundo en constante cambio, las empresas deben ser ágiles y crear una dinámica de cambio para garantizar su sostenibilidad.
Más allá de las especificidades técnicas, es esencial tener en cuenta la dimensión humana.
Según Elizabeth Kubler-Ross, psiquiatra suizo-estadounidense, todo cambio de cualquier tipo implica un "sentimiento de duelo” y puede ir acompañado de las siguientes emociones: negación, ira, negociación, tristeza, resignación (elección), aceptación, integración y, por último, acción.
Por ello, para lograr la aceptación de los usuarios afectados, el cambio debe ser consciente y no impuesto.
Según una encuesta realizada a 85 directores de proyectos y programas de la comunidad @FocusTribes, el 91% cree que la falta de apoyo al cambio es el principal factor de fracaso de una iniciativa de armonización de procesos y sistemas.
Entonces, ¿cómo involucrar a los empleados para que se conviertan en verdaderos actores del cambio?
El modelo ADKAR, iniciado por Jeff Hiatt, subraya la importancia de la plena participación de los empleados para cualquier cambio sostenible en una organización.
Por tanto, para iniciar una transformación, es necesario implicar a cada empleado individualmente para garantizar el éxito colectivo del proyecto.
El método permite, por tanto, :
■ Inculcar una cultura del cambio en todos los niveles de la empresa ;
■ Identificar las deficiencias en el proceso de gestión del cambio y aplicar medidas correctivas
■ Comprender la resistencia al cambio para ponerle remedio.
ADKAR es el acrónimo de los 5 pasos clave para apoyar el cambio individual, en el interés colectivo.
Hay que implicar a los usuarios lo antes posible en las razones del cambio, a ser posible en el momento de la recogida de necesidades: hacerles comprender el qué, el por qué y, sobre todo, el riesgo de no cambiar. ok
Los iniciadores del proyecto deben ser capaces de difundir la información eligiendo los canales más adecuados y asegurándose de que la comprensión del mensaje se mide mediante indicadores concretos.
Generar el deseo de cambiar es necesario para limitar la resistencia.
En esta fase, el director del proyecto debe ser educativo y conseguir que la gente se suba al “coche”, gracias a su capacidad de escucha, liderazgo y asertividad. Deben saber adaptar su discurso y encontrar las palancas adecuadas para sensibilizar y movilizar a los empleados.
También debe estar atento a las emociones de los empleados y eliminar sus miedos para llevarlos a convertirse en verdaderos actores del cambio. ok
El cambio es sinónimo de “conmoción”. Naturalmente, la gente teme lo desconocido. Por ello, en las empresas es necesario acompañar a los empleados para que entiendan lo que se espera de ellos y para que la transición sea lo más sencilla posible.
En esta fase, es esencial identificar y formalizar las necesidades en términos de competencias, conocimientos personales y know-how y elaborar un plan de transferencia.
Hay que apoyar a los empleados para que desarrollen los conocimientos y habilidades necesarios para el proyecto de transformación.
Por ello, a menudo es necesario aplicar un plan de desarrollo de competencias y rediseñar o incluso establecer la política de formación.
Esta última etapa permite consolidar los nuevos procesos y evita la vuelta a los malos hábitos. Debe permitir a los empleados integrar las nuevas prácticas en su vida cotidiana. Para ello, hay que poner en marcha procesos que permitan medir, animar y recompensar a los equipos por los cambios introducidos. ok
Los pasos de este modelo son secuenciales y deben llevarse a cabo en orden.
Si falta uno de ellos, el cambio puede fallar. Por ejemplo, si se está llevando a cabo una transformación y el empleado no es consciente de su necesidad, puede perderse rápidamente.
Por tanto, al principio del proyecto es necesario centrarse en la comunicación.
Según el modelo ADKAR, para que un grupo u organización cambie, todas las personas deben estar comprometidas y tener el deseo de cambiar, de ahí la importancia del segundo paso.
Sin esto, la resistencia es inevitable.
Además, deben sentirse equipados, preparados y, sobre todo, apoyados para no tener miedo al cambio, y la tercera etapa lo hace posible.
En efecto, la aplicación de los planes de formación permite evitar la frustración y garantizar la correcta transmisión de los conocimientos, las competencias y las actitudes necesarias para la aplicación del cambio.
Finalmente, en la última etapa, cuando no se pone en marcha ninguna iniciativa para reforzar y mantener el cambio, éste no puede ser sostenible.
Entonces es fácil observar una vuelta a los malos hábitos.
Así, los gestores locales deben hacer pasar a las personas por cada una de las etapas, empezando por la concienciación y terminando por el refuerzo.
Esto facilita la consecución de los objetivos, el cumplimiento de los plazos y el respeto de los presupuestos.
Por ello, es necesario hacer de la gestión del cambio una prioridad.
Según Procsi : "Una iniciativa con una gestión del cambio clara,excelente tiene 6 veces más probabilidades de alcanzar sus objetivos que una con una gestión del cambio deficiente o nula".
Una buena metodología permite:
■ Establecer una base sólida para comprender mejor las transformaciones actuales y futuras de la empresa.
■ Establecer una mejor calidad de vida en el trabajo. De hecho, las nuevas iniciativas puestas en marcha contribuyen a mejorar la productividad de los empleados o la cohesión del equipo.
■ Animar a los empleados a convertirse en verdaderos actores del cambio.
Para llevar a cabo con éxito las transformaciones en las organizaciones, los gestores o directores de proyectos deben movilizar una alta calidad de comunicación, escucha y total transparencia con todos los implicados. Deben conseguir motivar y federar a los equipos que más o menos se lo crean.
Para obtener un mejor apoyo, el cambio debe ser co-construido y no impuesto. Es necesario involucrar a todos los protagonistas.
Por tanto, la dimensión humana está en el centro de cualquier cambio.
Abordar el cambio a través del modelo ADKAR nos permite limitar los factores de resistencia y rechazo.
Aunque hay diferentes formas de proceder, ésta es la metodología más orientada a las personas.
